Affidare a realtà esterne lo svolgimento di attività non core, ma ineliminabili all’interno di un’impresa, permette di salvaguardare tempo, risorse e investimenti. L’outsourcing offre il vantaggio di destinare più risorse al business aziendale, senza disperderle in mansioni ritenute non strategiche per lo sviluppo dell’organizzazione. Questo approccio è ideale per tenere il passo in un mercato sempre più competitivo e dinamico.
L’outsourcing, quindi, permette alle aziende di liberarsi di attività time consuming che comportano l’impiego di risorse e investimenti in attività che non generano profitto, potendosi così concentrare sul core business aziendale.
I processi di back office amministrativo richiedono competenze specifiche, ma spesso sono attività “accessorie” a cui le imprese non riservano rilevanti investimenti organizzativi e tecnologici. Proprio per questo motivo esternalizzarle garantisce elevata qualità e continuità. La gestione degli ordini, l’emissione di fatture e la contabilizzazione, l’allocazione di incassi e pagamenti, l’elaborazione di note spese, la contabilità generale risultano più efficienti e convenienti se svolti in outsourcing.
Quali sono le mansioni del back office amministrativo
Le attività del back office sono principalmente orientate alla gestione amministrativa e finanziaria di un’azienda, con l’intento di assicurare stabilità economica all’impresa. Tra le mansioni figurano la gestione dei contratti di lavoro, la stipula di accordi commerciali e l’esecuzione di pratiche burocratiche. Alcuni compiti di riferimento sono:
- Contabilità generale
- Note spese
- Riconciliazioni contabili
- Emissione e contabilizzazione delle fatture attive e passive
- Allocazione degli incassi e dei pagamenti
- Compilazione offerte commerciali
- Registrazione e archiviazione documenti
- Gestione ordini d’acquisto
- Ricerca e contatto con i fornitori
- Controllo pagamenti
Nel complesso si tratta di attività che non sono di core business all’interno di un’impresa, ma che sono importanti per garantire il corretto funzionamento dell’azienda stessa, fornendo un supporto amministrativo e finanziario di base. Alla figura professionale che si occupa di back office amministrativo è richiesta una buona conoscenza informatica per utilizzare i software di gestione aziendale, comunicazione ed empatia per favorire la collaborazione tra colleghi, competenze economico-amministrative, organizzative e multitasking.
Perché conviene esternalizzare il back office amministrativo: i vantaggi dell’outsourcing
L’esternalizzazione di alcuni servizi che non rappresentano il core business aziendale permette all’impresa di avere più tempo, competenze e risorse per concentrarsi sui propri obiettivi commerciali e ottimizzare la produttività, con la certezza di poter contare su un partner esterno affidabile.
Esternalizzare il back office amministrativo significa delegare ad un partner le attività relative a tale ambito e dedicare le risorse interne a funzioni più strategiche nella propria azienda. Chi non si affida all’outsourcing dovrà sostenere importanti investimenti per gestire correttamente questi processi all’interno della propria organizzazione, a partire dal personale dedicato, alla sua formazione, fino agli strumenti di lavoro e relativo mantenimento. Avvalersi di esperti in materia consente di ottimizzare tempi e costi e di usufruire di un back office in outsourcing altamente efficiente e professionale, che sia al sicuro da qualsiasi interruzione di processo.
Il CFO (Chief Financial Officer) si occupa della gestione del back office amministrativo. Il direttore finanziario di un’azienda si focalizza anche sulle strategie aziendali, sugli investimenti in tecnologie e risorse, sull’analisi dei dati per lo sviluppo del business, avvalendosi delle figure professionali ritenute più idonee e capaci.
OPO (Other Process Outsourcing): i servizi di Gi HR Services
Il servizio in outsourcing di Gi HR Services garantisce la continuità delle attività, gestendo le operazioni straordinarie e analizzando i processi amministrativi della tua azienda.
Affidandosi al servizio di back office amministrativo in outsourcing offerto da Gi HR Services le imprese avranno la possibilità di gestire correttamente i processi interni ed esterni, in maniera più ordinata, efficiente ed improntata all’innovazione.
L’esperienza e la competenza dei professionisti di Gi HR Services consentono alle aziende di esternalizzare la gestione dei processi di back office, garantendo la compliance della normativa vigente, nonché delle procedure del cliente.
