Le risorse umane rivestono un ruolo determinante all’interno di un’azienda e contribuiscono in maniera decisiva alla crescita e alla sostenibilità di un’impresa. Gestire dipendenti e collaboratori nel modo corretto è imprescindibile per il funzionamento di un’attività, il capitale umano deve essere coordinato e il budget del personale deve essere programmato sul medio-lungo periodo, in correlazione agli obiettivi che si vogliono raggiungere. Elaborare e analizzare il costo della forza lavoro è necessario per assicurarsi di disporre delle risorse necessarie per poter ottenere quanto si è prefissato.
Come definire il budget del personale e perché è importante per le aziende?
Definire il budget del personale permette di misurare l’impatto dei costi relativi al capitale umano. Lo scopo di questa valutazione è previsionale, ovvero permette di pianificare azioni strategiche future e di verificare la produttività e la performance, riscontrando regolarmente l’eventuale discrepanza tra gli obiettivi pianificati e quelli raggiunti.
Il budgeting, ovvero l’attività di pianificazione del budget, è uno strumento per controllare i costi, allocare i fondi, organizzare e integrare le attività. I costi reali del personale non sono soltanto quelli legati allo stipendio, ma vanno considerati anche altri fattori nel pianificare il budget per sviluppare un potenziale team di collaboratori. Fondamentalmente questi costi comprendono le seguenti voci:
- Contratto del dipendente, ovvero il processo legato alla selezione delle risorse.
- Mantenimento. Retribuzione Annua Lorda (RAL), contributi previdenziali, TFR (Trattamento di Fine Rapporto), eventuali benefit e premi, costi di trasferta etc.
- Sviluppo. Costi per macchinari e attrezzature utilizzate, corsi di formazione etc.
Come si costruisce il budget del personale?
- Prima fase: analisi dei dati a consuntivo. Ha una grande importanza la valutazione dei dati storici, in modo da avere un’idea più chiara in merito all’impatto che il costo del lavoro ha avuto sull’azienda. In base a questi riscontri si può progettare un piano per il futuro.
- Seconda fase: analisi dell’organico e fabbisogno di manodopera. In questo frangente vanno verificate le varie tipologie dei contratti di lavoro a carico dell’azienda, con lo scopo di avere una visione chiara dell’impatto economico delle varie forme contrattuali. Il dato che invece rivela la reale necessità del fabbisogno di nuova manodopera è il rapporto tra la necessità di lavoro (analizzando le rimanenze iniziali e finali di prodotti e servizi) e le ore annuali lavorative di un dipendente.
- Terza fase: analisi degli elementi retribuiti e contributivi. Nella stima del budget del personale occorrerà anche considerare il costo diretto del lavoro (gli stipendi, collegati alla produzione di servizi/prodotti) e costo indiretto del lavoro (gli elementi indispensabili allo svolgimento dell’attività del personale). Sono da considerare anche incentivi, costi per contenziosi e premi erogati etc.
- Quarta fase: politica retributiva aziendale. In ultima analisi si verificano i costi legati a welfare, benefit, extra e i costi aggiuntivi legati alla presenza del personale (ad esempio servizio mensa e pulizia degli uffici).
A questo punto si avranno a disposizione tutti gli elementi per sviluppare una pianificazione strategica ottimale del budget. Una riduzione dei costi si può ottenere assegnando varie attività a esperti in outsourcing, come ad esempio l’elaborazione di payroll e buste paga, l’amministrazione del personale, la gestione delle note spese e delle presenze dei dipendenti.
La proposta in outsourcing di Gi HR Services
La soluzione offerta da Gi HR Services permette la simulazione dei possibili scenari che riguardano il costo del personale, mantenendo allineati i dati consuntivati con quelli previsionali. Gli esperti di Gi HR Services affiancano i propri clienti nel realizzare elaborazioni e revisioni del budget, gestione dei forecast, alimentazioni dei consuntivi mensili e riconciliazioni contabili.
Gi HR Services è un solido partner anche per l’amministrazione del personale in outsourcing, per l’elaborazione di payroll esternalizzati, per la gestione delle presenze e delle note spese del personale.
