Sta per iniziare l’ultimo trimestre dell’anno, ovvero il periodo in cui le aziende sono solite fare un bilancio del lavoro svolto e in cui si definiscono gli obiettivi per l’immediato futuro. Il mese di ottobre è, per antonomasia, quello in cui si determina il budget e quello in cui la Direzione delle Risorse Umane prende decisioni impattanti su molti processi di riferimento, come, ad esempio, la revisione dei salari (parte integrante del processo di valutazione delle prestazioni) e identifica le figure che verranno assunte nel corso dell’anno successivo, in base alle necessità aziendali.
La gestione del budget HR per il 2024 può dipendere da una serie di aspetti congiunturali e potrebbe anche limitare l’azione della politica retributiva, la quale non equivale alla gestione del costo del lavoro ma viene esercitata dall’azienda con il fine di raggiungere i propri obiettivi.
I dati da tenere in considerazione per il Budget del personale
Il budget del personale deve essere programmato sul medio-lungo periodo, in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere. La sua definizione permette di misurare l’impatto dei costi relativi al capitale umano e di pianificare azioni strategiche future. Per ottenere un risultato preciso è molto importante la fase di raccolta delle informazioni, che deve essere completa e dettagliata. Si possono identificare, quindi, 4 diverse aree di azione:
- Personale in forza e nuovi ingressi. Stabilire le leve retributive del personale e prevedere l’inserimento di nuove figure professionali nel corso dell’anno, tenendo conto del momento dell’assunzione.
- Costo delle retribuzioni. Deve essere preso in considerazione quello che è inerente al costo del personale: retribuzione fissa attuale e ipotesi di revisione del salario per il prossimo anno, con possibilità di part-time, maggiorazioni per turni e festività, indennità.
- Costo dei benefit, delle spese connesse alla mobilità del personale e dei piani di welfare. Vanno sempre considerati gli eventuali costi vivi dei collaboratori come viaggi e trasferte.
- Costo dei servizi HR esterni. In questo caso si tiene conto dei costi delle agenzie per il lavoro e di società specializzate in soluzioni ad-hoc dedicate alle risorse umane, come la gestione e l’amministrazione del personale.
Quando e come preparare il budget HR 2024
Il controllo gestionale permette alle aziende di prevedere e stimare spese ed entrate. Questo processo si svolge solitamente tra settembre e novembre, proiettandosi verso l’anno successivo. Si elabora seguendo alcuni passaggi:
- Analizzare i periodi precedenti, basandosi su statistiche e dati a consuntivo, in modo da avere un quadro chiaro su quali sono state le scelte migliori, gli investimenti più efficaci, le criticità più rilevanti e progettare un piano per il futuro.
- Analizzare l’organico in forza e il fabbisogno di manodopera: in questa fase vanno verificate le varie tipologie dei contratti di lavoro a carico dell’azienda, con lo scopo di avere una visione chiara dell’impatto economico delle varie forme contrattuali. Il dato che invece rivela il reale bisogno di nuovo personale è il rapporto tra la necessità di lavoro (analizzando le rimanenze iniziali e finali di prodotti e servizi) e le ore annuali lavorative del singolo dipendente.
- Analizzare gli elementi retributivi e contributivi per disporre del costo diretto e indiretto del lavoro (i primi fanno riferimento a stipendi, collegati alla produzione di servizi/prodotti, i secondi agli elementi indispensabili allo svolgimento dell’attività del personale). Sono da considerare anche incentivi, costi per contenziosi e premi erogati etc.
- Definire la politica retributiva aziendale. In ultima analisi si determinano anche i costi legati a welfare, benefit, extra e i costi aggiuntivi legati alla presenza del personale (ad esempio servizio mensa e pulizia degli uffici).
Guardando i vari cluster di costo, è consigliabile seguire alcuni passaggi: qualificare l’attuale situazione retributiva dell’azienda, mappare le informazioni utili per fare delle previsioni (ad esempio sull’andamento dell’economia, del mercato del lavoro e delle retribuzioni), definire le tempistiche previste per ogni intervento ipotizzato. In questo modo è possibile costruire una proiezione del costo del lavoro per il nuovo anno.
A questo punto si avranno a disposizione tutti gli elementi per sviluppare una pianificazione strategica ottimale del budget. Una riduzione dei costi si può ottenere assegnando varie attività a esperti per l’amministrazione del personale in outsourcing, come ad esempio l’elaborazione di payroll e buste paga, la gestione delle note spese e delle presenze dei dipendenti e molto altro ancora.
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