La nota spese è un documento indispensabile per ricevere il rimborso delle spese di trasferta. La gestione e il calcolo delle note spese ricoprono un’enorme importanza all’interno di aziende più o meno strutturate.
Il lavoratore deve compilare una nota spese per ricevere il rimborso dei pagamenti sostenuti in trasferta. Si tratta di un documento, cartaceo o digitale, che viene fornito dal datore di lavoro e a cui va allegato la documentazione fiscale richiesta dall’azienda.
L’impresa deve invece adempiere ad altri compiti specifici: predisporre un buon modello di note spese; controllare la correttezza della compilazione e della documentazione consegnata da dipendenti e collaboratori; archiviare correttamente ogni pratica.
Come creare una nota spese pratica ed efficace
In un modello di nota spese realizzato a regola d’arte devono essere presenti campi indispensabili, che il lavoratore dovrà compilare.
- Dati anagrafici.
- Riferimenti aziendali.
- Date e luoghi della trasferta.
- Data e luogo della compilazione della scheda.
- Voci di spesa come ad esempio vitto, alloggio, trasporto, chilometri percorsi etc.
- Importo per ogni voce di spesa e importo totale.
- Estremi per il pagamento (se è un collaboratore esterno).
Come si compila la nota spese?
Una volta che l’azienda avrà impostato il modello di nota spese che intende utilizzare, allora dovrà metterlo a disposizione del proprio personale. A quel punto si susseguiranno tre fasi:
- La compilazione del documento da parte del lavoratore.
- La revisione da parte dell’azienda. La gestione delle note spese può essere svolta interamente o in outsourcing, ovvero esperti esterni all’impresa che si occupano di questa mansione. Il compito è quello di verificare la corrispondenza degli importi indicati ai giustificativi forniti e che tutto sia in linea con le regole aziendali.
- L’archiviazione in contabilità. Una volta verificata la correttezza, la nota spesa e la relativa documentazione fiscale vanno archiviate.
- Rimborso. Verificata la correttezza della nota e archiviata la pratica, bisognerà liquidare la somma richiesta dal lavoratore, inserendola nella successiva busta paga se è un dipendente o pattuendo un’altra modalità di pagamento in caso di collaboratore esterno.
Quali strumenti utilizzare per creare una nota spese?
Il sistema cartaceo è ormai il meno conveniente, perché richiede più tempo per la compilazione da parte del lavoratore e per la revisione e archiviazione sul fronte aziendale, oltre al fatto che il rischio di errori e imprecisioni è più elevato.
Alcune imprese si sono spostate sul più pratico foglio di calcolo, che permette di automatizzare le somme ma non garantisce una compilazione rapida e un’archiviazione semplice e priva di errori. Bisogna infatti inserire le voci singolarmente e la consegna di eventuali scontrini e fatture andrà fatta in modalità cartacea.
Lo strumento migliore per la gestione e il calcolo delle note spese è il software dedicato, la soluzione più efficace ed efficiente perché riduce il rischio di errori e i tempi di compilazione. In questo caso la documentazione fiscale può essere digitalizzata, l’accesso può essere condiviso tra dipendenti, collaboratori, commercialisti ed è possibile accedervi online da qualsiasi device.
I servizi di Gi HR Services per la gestione delle note spese
Gi HR Services si occupa della gestione delle note spese in outsourcing. La soluzione adottata permette di organizzare completamente le trasferte, rilevare le spese per ogni singolo dipendente, gestire in automatico le regole delle politiche di viaggio aziendali, gestire i pagamenti elettronici, analizzare ed effettuare report mirati.
Il servizio proposto da Gi HR Services prevede oltre alla messa a disposizione della tecnologia utile ad una gestione automatizzata delle trasferte e note spese, anche l’attività di controllo dei giustificativi e della congruenza delle voci di spesa caricate dai dipendenti. Il servizio di controllo delle note spese in outsourcing di Gi HR Services permette all’azienda di sgravare completamente le risorse interne dall’attività di verifica dei giustificativi, di chiusura delle note spese pending e il passaggio delle informazioni corrette verso la contabilità per le opportune registrazioni.
