Chi è l’azienda cliente?
L’azienda che si è rivolta a Gi HR Services opera nel settore metalmeccanico e ci ha contattati nel 2017 con l’intento di ottimizzare i processi interni e sviluppare nuovi modelli in ambito time & attendance, payroll e travel.
Quali erano le necessità del cliente?
L’azienda desiderava evolversi e avere una maggiore padronanza delle soluzioni software, in particolar modo in ambito payroll. Il desiderio era quello era di avere un controllo totale su quello che concerne il time & attendance, le buste paga, il budget, la gestione delle trasferte.
L’obiettivo condiviso è stato quello di ottimizzare i processi interni, individuando quali fossero le aree che necessitavano di un miglioramento, in modo da costruire e realizzare il piano di evoluzione studiato.
Cosa ha realizzato Gi HR Services per il cliente?
Il progetto si è sviluppato a partire dal dicembre del 2017 ed è ancora in fase di avanzamento. La soluzione proposta è stata una spinta significativa verso il cambiamento dei processi interni e l’evoluzione del flusso di lavoro.
- Il primo tassello prevedeva l’apprendimento dell’utilizzo della piattaforma e dell’inserimento dei giustificativi. Il cliente ha deciso di utilizzare il modulo workflow per l’inserimento dei giustificativi delle presenze da parte dei dipendenti, attraverso i totem, e l’APP e il modulo Travel per monitorare le trasferte e gestire le note spese. In questo modo il dipendente è diventato una parte attiva del processo e fautore a tutti gli effetti della sua busta paga. Si è dovuto dunque istruire il personale a utilizzare questi strumenti tecnologici per prendere visione delle proprie buste paga, evitando la stampa e la consegna manuale del cartaceo da parte dell’ufficio delle risorse umane. Si è trattato a tutti gli effetti di un vero e proprio cambio culturale interno all’azienda.
- Il secondo passaggio, invece, ha previsto l’utilizzo della bacheca aziendale per dialogare con i dipendenti e raggiungerli in ogni luogo. In questo modo è stata agevolata la comunicazione tra azienda e dipendenti, migliorando l’employee experience, soprattutto durante il periodo della pandemia. L’introduzione del pratico cruscotto HR COMUNICAZIONI ha permesso di automatizzare e gestire tutti gli avvisi di carattere amministrativo dei dipendenti (detrazioni, coordinate bancarie, invio dei documenti, indirizzi), snellendo così il processo di comunicazione interna tra ufficio HR e personale.
- Il terzo step effettuato riguarda la possibilità di allegare la documentazione di visita medica e altra documentazione all’interno del giustificativo delle presenze nel giorno di fruizione del permesso. L’inserimento può essere fatto anche attraverso l’APP Mobile. L’introduzione di nuove funzionalità permette inoltre di svolgere survey interne.
- Gi HR Services sta introducendo strumenti sempre più utili per il personale dipendente e l’ufficio HR. Il processo è in continua evoluzione.
I risultati conseguiti
Ogni azienda sta perseguendo l’evoluzione digitale, i nuovi strumenti modificano continuamente le modalità di lavoro interne ed esterne alle varie realtà. Nello specifico, per il nostro cliente, sono stati conseguiti importanti risultati:
- Una maggiore affidabilità e precisione sui processi T&A e Payroll.
- Uno snellimento delle varie procedure.
- Una comunicazione interna efficiente e rapida.
- Un processo di digitalizzazione nell’area payroll.
A testimoniare la soddisfazione del nostro cliente sono le parole dell’HR di stabilimento: “Si è trattato di un primo progetto di successo, che in un arco di tempo decisamente breve ci ha consentito di accrescere notevolmente la digitalizzazione del processo eliminando buona parte del cartaceo”.
