Con l’arrivo delle festività natalizie, entriamo in quel periodo che, nella cultura italiana, vede importanti picchi di assenze per ferie. I responsabili delle risorse umane sono tenuti a pianificare questi giorni con largo anticipo e in maniera precisa e mirata, in modo da garantire il rispetto dei diritti dei lavoratori e, allo stesso tempo, lo svolgimento ininterrotto dei processi interni aziendali, senza discontinuità.
Una corretta gestione delle ferie e dei permessi garantisce importanti benefici all’interno dell’organizzazione aziendale, che permette di pianificare al meglio le varie attività e di avere sempre a disposizione il personale necessario affinché l’operatività dell’impresa non subisca un rallentamento.
Gli addetti del team HR sono chiamati a gestire, con il relativo effort che l’attività comporta, le presenze e assenze di tutti i dipendenti, in modo da garantire loro un giusto periodo di pausa e, al contempo, assicurare la continuità delle operazioni.
Pianificazione, collaborazione e riduzione dello stress: come pianificare le ferie
La pianificazione anticipata permette di gestire al meglio i carichi di lavoro durante il periodo natalizio. Il Team HR ha il compito di organizzare e monitorare le presenze/assenze, in modo da distribuire il lavoro in base alle disponibilità e alle ferie, assegnando risorse in modo equo.
All’interno di un’impresa è importante che i dipendenti siano consapevoli delle specifiche priorità stagionali e che venga incoraggiata una cultura di collaborazione, magari organizzando anche incontri regolari con tutto il personale.
L’arco temporale a cavallo tra anno vecchio e anno nuovo può anche essere impiegato per sperimentare una nuova organizzazione, ad esempio, adottando, se possibile, orari flessibili o il lavoro totalmente da remoto, in modo da permettere ai dipendenti di conciliare meglio la propria attività professionale con gli impegni personali.
Queste soluzioni contribuiscono a ridurre lo stress e a mantenere un ambiente di lavoro positivo. Il compito del Team HR è anche quello di fare in modo che i dipendenti mantengano un certo equilibrio tra azienda e vita privata, incentivando l’utilizzo di ferie e pause previste dal contratto in modo da prevenire possibili burnout. Il consiglio è quello di promuovere un lima collaborativo, che abbia come primo obiettivo il benessere dei dipendenti.
La gestione delle assenze all’interno delle aziende
Per gestire i periodi come quello natalizio, in cui si concentra buona parte delle assenze per ferie e, monitorare, in generale, le presenze dei dipendenti durante il resto dell’anno, i dipartimenti HR necessitano dei giusti sistemi e dei giusti team dedicati che li aiutino a semplificare anche aspetti riguardanti il congedo retribuito e non retribuito e le varie tipologie di permessi.
Una funzionalità molto pratica dei sistemi HR, dedicata proprio ai Team delle Risorse Umane, è il modulo presenze, un portale che ottimizza i processi di gestione e permette di:
- Monitorare gli orari di ogni dipendente secondo il loro contratto di lavoro;
- Rilevare le timbrature in entrata e uscita;
- Visualizzare in tempo reale chi è presente in azienda con il Monitor Presenti;
- Visualizzare ogni anomalia segnalata in automatico delle assenze, presenze, permessi e ferie;
- Monitorare i totalizzatori per ogni dipendente;
- Definire compensazioni giornaliere, settimanali e mensili tra assenze e straordinari;
- Raccogliere i giustificativi e le richieste di ferie e permessi dei dipendenti in maniera strutturata e senza l’utilizzo di carta o mail.
I servizi di Gi HR Services per la gestione dei carichi di lavoro
Gi HR Services è il partner ideale per supportare le aziende che desiderano gestire efficacemente le presenze/assenze durante un periodo ad altissima densità di ferie come quello natalizio. Aiutiamo i team HR ad automatizzare le operazioni di controllo e amministrazione, accedendo a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa dei dipendenti.
Affidandosi a un HR Service partner per l’outsourcing delle attività di HR Administration si disporrà di un servizio dedicato di professionisti esperti che, attraverso un sistema estremamente all’avanguardia, gestirà per te i processi legati alle assenze/presenze con il massimo dell’efficienza, permettendoti di dedicarti alle attività strategiche e di profitto per il tuo business.
