Oltre il 73% delle imprese utilizza sistemi digitali per la gestione delle note spese aziendali. Tre aziende su quattro adottano questa soluzione per gestire al meglio la propria attività: si tratta di numeri elevati, emersi da una ricerca condotta da Qonto, istituto di pagamento online per liberi professionisti e PMI.
Le realtà che non adottano soluzioni tecnologiche impiegano circa 46 minuti per la gestione delle note spese aziendali, a cui si devono aggiungere le risorse spese dal reparto amministrativo. Con le soluzioni digitali, invece, sono richiesti in media tra i 10 e i 30 minuti: il risparmio è notevole e permette di investire tempo in altre mansioni rilevanti per il core business dell’azienda.
Qonto ha individuato quattro consigli per ottimizzare la gestione delle note spese: policy più efficienti, digitalizzazione, strumenti di pagamento su misura e deleghe possono aiutare le aziende nello svolgere al meglio una mansione particolarmente articolata e che incide in maniera determinante sull’operato di un’impresa.
Come migliorare la gestione delle note spese? Creare policy aziendali
La gestione delle note spese ha un impatto su tutte le attività svolte quotidianamente all’interno di un’azienda. Per aumentare l’efficienza, cercando anche di risparmiare tempo e di contenere i costi, è importante elaborare policy aziendali ben definite e condivise, ovvero un documento formale che contenga i costi ammissibili, il limite massimo di spesa, gli strumenti da utilizzare e le varie scadenze previste. In base alle proprie esigenze si possono redigere policy specifiche come ad esempio quelle su viaggi, trasferimenti e spostamenti, sulle spese per gli eventi o per l’ufficio.
Digitalizzare la gestione delle note spese: la soluzione salva tempo
Secondo lo studio condotto da Qonto, il 92% delle aziende che hanno adottato appositi sistemi digitali per la gestione delle note spese ha dimostrato soddisfazione e ha notato una maggiore efficienza nel processo. Ad esempio il lavoratore in trasferta può scattare una foto allo scontrino del ristorante in cui ha pranzato e caricarla direttamente sulla app della gestione note spese, agevolando la rendicontazione e rendendo tutto più automatico, veloce, snello, preciso.
Strumenti di pagamento su misura: un aiuto per la gestione delle note spese
Lo studio di Qonto ha evidenziato che il 66% delle imprese fa un utilizzo costante di carte di credito/debito aziendali (si intende almeno una volta a settimana). Nell’80% dei casi, però, in azienda sono presenti massimo 5 carte. Decidere di aumentarne il numero a disposizione aiuterebbe a semplificare la gestione delle spese del team. Anche la scelta di determinate tipologie di carte, pensate per le specifiche esigenze di un’azienda, può risultare importante.
Come migliorare l’efficienza della gestione delle note spese? La scelta di delegare in azienda
Il 41% delle imprese intervistate nello studio di Qonto affida a una singola persona la gestione delle spese aziendali e solo nel 12% dei casi la grossa maggioranza dei dipendenti ha accesso a metodi di pagamento aziendali e li usa quando necessario. Questo processo potrebbe far perdere molto tempo a figure manageriali, che potrebbero invece dedicarsi ad attività con un maggiore valore aggiunto per l’impresa.
Una gestione collaborativa delle spese aziendali, invece, può essere più efficiente per tutte le persone coinvolte all’interno di un’impresa. Andranno chiaramente impiegati sistemi adeguati, in modo da delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo. Bisognerà definire ruoli specifici per i processi approvativi e utilizzare strumenti che supportano questo tipo di organizzazione. La gestione collaborativa delle spese aziendali consente di strutturare maggiormente i team interni, responsabilizzando tutte le figure che ne fanno parte.
Gestione note spese in outsourcing: i servizi di Gi HR Services
Gi HR Services garantisce soluzioni in outsourcing per semplificare la gestione dei giustificativi e delle note spese. Si tratta di un servizio particolarmente vantaggioso per le aziende, che decidono di esternalizzare questa pratica in modo da trarre importanti benefici e risparmiare tempo. La gestione esterna delle note spese dei dipendenti permette di delegare a figure qualificate ed esperte tutte le attività di questo processo. Un partner come Gi HR Services supporterà la tua azienda garantendo esperienza, professionalità e un know-how approfondito in materia.
I servizi di Gi HR Services
Gi HR Services è il riferimento per quelle aziende che ricercano un partner per l’amministrazione del personale in outsourcing e di un servizio di payroll outsourcing completo e integrato. Viene garantito anche un servizio di gestione presenze, occupandoci del processo di rilevazione delle presenze dei dipendenti, e di gestione delle note spese (dalle trasferte alla consuntivazione).
I servizi di esternalizzazione offerti coniugano sistemi informativi di elaborazione buste paga e gestione delle risorse umane, per soddisfare le specifiche richieste di ogni cliente. Gi HR Services può aiutare i clienti ad essere sempre aggiornati sulle nuove normative e può supportarli nella loro applicazione.
