La compliance, termine che deriva dal verbo inglese “to comply with” e che significa “adempiere alle regole”, ha assunto una rilevanza sempre maggiore per le aziende durante gli ultimi anni, indipendentemente dalla loro dimensione e dal settore in cui operano. Ci si riferisce a un insieme di normative che un’impresa deve seguire per operare in conformità con le leggi nazionali e internazionali, oltre che con le politiche interne.
La compliance garantisce che l’organizzazione operi eticamente e in maniera legale, contribuendo così a consolidare la reputazione e la fiducia della stessa nei confronti dei propri stakeholder. Sono interessati diversi aspetti della gestione aziendale, come ad esempio la protezione dei dati personali, la tutela dei diritti dei dipendenti, la prevenzione del riciclaggio di denaro e il rispetto delle normative ambientali.
Il settore della logistica, considerato come l’insieme di tutte quelle attività di pianificazione, implementazione e controllo del flusso diretto e inverso di beni, servizi e informazioni, dal punto di origine al punto di consumo, per sua natura è particolarmente soggetto a numerose normative, sia a livello nazionale che internazionale; queste riguardano aspetti come la sicurezza dei trasporti, la gestione delle merci pericolose, gli aspetti doganali e le leggi sul lavoro,la conformità è essenziale per evitare sanzioni, ritardi e interruzioni delle attività stesse.
Un aspetto strettamente legato alla compliance nel settore della logistica è quello degli appalti, tema molto delicato e che ha visto, negli ultimi anni, grossi player spesso protagonisti di casi di cronaca. Solo nei primi 6 mesi del 2024, infatti, è noto che la sola Procura di Milano, grazie alle sue inchieste sui serbatoi di manodopera, ha recuperato oltre 480 milioni di euro.
È bene ricordare che la tematica degli appalti non conformi (se non illeciti) in questo settore, non è fenomeno territoriale poiché le indagini seguite dalla Procura di Milano stanno fungendo allo sviluppo di un modello a breve applicato su scala nazionale.
Queste iniziative, infatti, hanno sensibilizzato i principali operatori di Mercato, oltre al fatto che la Procura agisce con il pieno supporto della Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate, con un network che si espande in tutta Italia, perseguendo schemi spesso visti riproporsi innumerevoli volte.
Perché la compliance è un elemento strategico per le imprese?
Quando un’impresa approccia efficacemente la compliance aziendale riesce a operare in maniera responsabile e sicura, risultando più competitiva sul mercato e influenzando positivamente alcuni aspetti del proprio business. A tutti gli effetti è un elemento strategico e fondamentale per il successo e la sostenibilità dell’impresa, e che offre diversi vantaggi:
- Salvaguardia della reputazione aziendale. Le imprese che operano con integrità e nel rispetto delle normative sono percepite dai clienti e dai partner commerciali come affidabili. La fiducia del mercato viene rafforzata da una forte cultura della compliance, che contribuisce anche a proteggere l’azienda da possibili danni reputazionali, derivati da pratiche scorrette e mancanza di trasparenza.
- Ottimizzazione dei processi e miglioramento dell’efficienza. Quando si parla di compliance si intende anche l’adozione di controlli interni e procedure che migliorano la gestione aziendale. Protocolli standardizzati, sistemi di monitoraggio e politiche chiare consentono di ridurre incomprensioni operative, errori e inefficienze, oltre a creare un ambiente di lavoro strutturato e funzionale dove i dipendenti possono lavorare in maniera più coordinata e produttiva.
- Mitigazione dei rischi legali, finanziari e di impresa. La compliance aiuta a prevenire multe, contenzioni, sanzioni pecuniarie e contribuisce a proteggere legalmente l’azienda, che, grazie al rispetto delle normative, opera in maniera corretta, riducendo il rischio di violazioni fiscali, penali e contributive.
- Vantaggio competitivo e attrattività per gli investitori. Una rigorosa adesione alla compliance aumenta le possibilità che investitori e partner commerciali si interessino a una determinata azienda, inoltre può essere un tratto distintivo rispetto alla concorrenza, dimostrando una certa dedizione verso pratiche di business responsabile e conformi agli standard più elevati.
- Creazione di una cultura aziendale basata su etica e trasparenza. Un’organizzazione che promuove il rispetto delle regole e dei principi etici crea un ambiente di lavoro positivo, dove i dipendenti si sentono valorizzati e responsabilizzati. Questo approccio favorisce il coinvolgimento e la motivazione del personale, riducendo il rischio di comportamenti scorretti o fraudolenti.
- Sostenibilità. Operare in condizioni di legalità, permette di garantire un’occupabilità sicura e dignitosa ai collaboratori e contribuisce a sviluppare una cultura del lavoro sostenibile e a supportare l’evoluzione del mercato del lavoro.
Come implementare un programma di compliance
Per fare modo che un’impresa rispetti correttamente le normative in vigore e adotti pratiche aziendali etiche, occorre implementare un efficace programma di compliance, sia interna che esterna. Per operare in maniera corretta è importante seguire delle procedure ben precise.
- Trasmettere una cultura della compliance e comprendere se vi è la giusta consapevolezza degli indicatori che determinano la conformità aziendale.
- Fornire una conoscenza approfondita anche delle attività esternalizzate e dei propri fornitori, soggetti, a loro volta, a normative in tema di compliance.
- Comprendere l’articolazione della propria supply chain, al fine di identificare in modo completo tutte le eventuali fonti di rischio;
- Creare le linee guida e le procedure da seguire per i dipendenti.
- Garantire una formazione continua ai lavoratori riguardo le procedure aziendali e i cambiamenti normativi.
- Aggiornare costantemente il programma di compliance, monitorando il rispetto delle regole.
- Assicurare la massima trasparenza e comunicare con i lavoratori, a cui deve essere data la possibilità di segnalare eventuali violazioni.
Parte di questi punti costituiscono il Protocollo di Intesa per la Legalità dei Contratti di Appalto nel Settore della Logistica, stilato a luglio 2024 dal Ministero dell’Interno.
Questo accordo è stato raggiunto per fornire alle aziende committenti un quadro di riferimento istituzionale per assicurare che i propri appalti rispettino i criteri di legalità previsti dalla normativa di settore.
Per comprendere se si sta operando nella legalità e conformità è stato sviluppato il Transport Compliance Rating, un modello internazionale che funge da sistema di monitoraggio, valutazione, certificazione della compliance, specifico per questo settore.
Protocollo TCR: compliance nel settore logistico
Il TCR (Transport Compliance Rating) è un modello di valutazione internazionale studiato appositamente per il trasporto e la logistica, il quale attribuisce un valore oggettivo alle aziende in base alla conformità agli standard definiti in collaborazione con committenti e produttori.
Tra gli obiettivi principali del TCR spiccano l’agevolare una scelta consapevole dei propri fornitori e il consentire alle imprese virtuose di trasmettere tutto il loro valore distintivo. Questo protocollo può essere utilizzato da parti interne o esterne dell’organizzazione, compresi gli organismi di certificazione o parti terze indipendenti.
I requisiti da rispettare sono riconducibili ad alcune aree specifiche: struttura e organizzazione, sicurezza del prodotto e del servizio oltre che dei luoghi di lavoro, rispetto ambientale, gestione dei rischi e della business continuity, integrità e reputazione, sviluppo sostenibile, utilizzo di tecnologie e sistemi informativi.
Il protocollo TCR specifica una serie di requisiti da rispettare da parte dell’azienda, che deve dimostrare di tenere sotto controllo i fattori di rischio, di accrescere la sicurezza di tutte le parti interessante, di contribuire all’adozione di modelli di gestione che consentano la continuità̀ nella gestione aziendale e una gestione sostenibile dell’organizzazione anche sotto il profilo di governance, ambientale, sociale ed etico.
I servizi di Gi HR Services in ambito compliance
Quando si parla di conformità nella logistica è bene considerare che è un tema che può toccare anche aziende di settore diverso ma che appaltano specifiche attività come il trasporto, lo stoccaggio e molto altro. Per questo motivo occorre selezionare con cura i propri fornitori, avvalendosi di una struttura ben organizzata e composta da professionalità esperte, strutturate e certificate. In questo modo ci si tutela adeguatamente da eventuali inadempienze o problematiche di varia natura che potrebbero insorgere nel tempo.
Un partner specializzato come Gi HR Services si occuperà di tutti i controlli necessari, in modo che le imprese evitino il rischio di illeciti, gravi conseguenze sanzionatorie e importanti danni di immagine nei confronti dei propri stakeholder. Eseguiamo verifiche del rispetto del perimetro dei diversi appalti e offriamo una proposta che prevede soluzioni modulari attivabili congiuntamente o singolarmente. Nello specifico:
- Controllo documentale:
- Verifica del contratto di appalto con studi legali partner;
- Verifica documentale di Responsabilità Solidale del ciclo payroll e costo appalto;
- Verifica docu-reputazionale su appaltatore;
- Verifica documentale nell’ambito della SSL;
- Controllo gestionale: audit in-house (o da remoto) per la verifica della corretta gestione organizzativa del singolo appalto;
- Supporto alla certificazione dell’appalto: controllo documentale e gestionale, al fine di accompagnare l’azienda nel percorso di Certificazione dell’appalto ex Art 84 D. Lgs. 276/2003, rilasciata da Enti abilitati;
- Consulenza gestionale di processo;
- Formazione e creazione di standard;
- Supporto nella definizione di nuovi processi grazie agli output evidenziati e alla reportistica prodotta.
