La conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è fondamentale per il team amministrativo e delle risorse umane, dato che gestiscono una grande quantità di dati personali sensibili delle aziende e dei dipendenti. In questo contesto, è necessario che le imprese adottino un approccio proattivo e consapevole per garantire il rispetto delle normative vigenti.
Cos’è il GDPR e il corretto trattamento dei dati personali
Il GPDR unifica le leggi sulla protezione dei dati all’interno dell’Unione Europea: è l’acronimo di “General Data Protection Regulation”, che in Italia è conosciuto come Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD). È entrato in vigore il 25 maggio 2018 e prevede dei requisiti molto rigidi per le aziende in termini di privacy, trattando in materia di acquisizione, archiviazione, trattamento e gestione dei dati personali.
Nello specifico si tratta di tutte quelle informazioni riguardanti una persona fisica o un’azienda, come ad esempio nome e cognome, password online, caratteristiche specifiche riguardo alla sua identità. I responsabili delle risorse umane trattano quotidianamente questo tipo di dati valutando i curricula, elaborando le buste paga, effettuando valutazioni delle performance e stipulando contratti di lavoro; dunque, devono osservare attentamente la normativa vigente.
Come il GDPR influenza la gestione HR
Le aziende sono tenute ad adottare le misure necessarie per garantire che i dati personali vengano acquisiti nella maniera corretta e rimangano archiviati soltanto per il tempo previsto dal GDPR. Il regolamento stabilisce anche che i responsabili HR debbano richiedere un consenso specifico, informato e inequivocabile.
Le informazioni possono dunque essere raccolte e trattate solo ed esclusivamente per il fine specifico per cui erano state fornite. L’entrata in vigore del regolamento generale ha modificato diversi aspetti nella gestione dei dati dei dipendenti da parte dei responsabili delle risorse umane:
- Ridefinizione dei dati personali: il provvedimento include “qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile”.
- Allargamento del campo di applicazione: il GDPR si applica a tutte le aziende con dipendenti operanti nell’Unione Europea e anche a quelle imprese che gestiscono dati personali di residenti UE.
- Notifica delle violazioni: le aziende sono obbligate a segnalare alle autorità di vigilanza eventuali attività non conformi della raccolta e dell’utilizzo dei dati, entro massimo 72 ore da quando ne sono venute a conoscenza.
- Nuovi ruoli di sicurezza e nuovi diritti per i dipendenti: le imprese sono tenute a nominare un responsabile della protezione dei dati (RPD) e a fornire ai propri collaboratori la possibilità di accedere e rettificare alcuni dati personali, o richiederne la cancellazione.
Attenzione al trattamento dei dati gestito da terzi: cosa prevede il GDPR
In alcuni casi le informazioni riguardanti i dipendenti vengono trattati da sistemi di terze parti, come nel caso della gestione delle buste paga attraverso software dedicati. I responsabili HR hanno dunque l’obbligo di proteggere i dati dei collaboratori dell’azienda, assicurandosi che i professionisti in outsourcing li elaborino in base a quanto previsto dal GDPR.
Per garantire privacy e sicurezza è dunque necessario conoscere in maniera accurata il flusso dei dati che vengono trasmessi all’esterno, valutando con massimo scrupolo la professionalità, la conformità alla Normativa e l’affidabilità di figure operanti al di fuori all’impresa.
Come essere conformi al GDPR in Italia: i passaggi per rispettare il regolamento
Un’azienda è tenuta a rispettare alcuni parametri ben precisi per essere definita GDPR compliant ed è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:
- Mappare la provenienza di tutti i dati personali e documentare in maniera dettagliata con quali finalità vengono elaborati, identificandone anche il luogo di archiviazione e chi vi può accedere.
- Non conservare più informazioni del necessario e definire quali dati è indispensabile archiviare. Occorre porsi un paio di domande: c’è un motivo per cui stiamo conservando queste informazioni e come possiamo organizzarle in maniera più efficace?
- Attuare delle procedure di sicurezza a protezione dei dati personali, contenendo il rischio di violazione e agendo in maniera tempestiva nel caso in cui si verifichino delle problematiche. Occorre prestare attenzione all’archiviazione da parte di terzi.
- Rivedere la procedura di acquisizione dei dati, visto che il GDPR prevede che venga dato un consenso esplicito e informato. Servirà rivedere le policy sulla privacy nel caso in cui non siano state correttamente aggiornate.
- Stabilire delle politiche e delle procedure chiare per la tutela della privacy con informative ad-hoc per diverse finalità di trattamento.
Cosa comporta una violazione del GDPR? Le possibili sanzioni per le aziende
I rischi per il business sono elevati: le sanzioni per le aziende, per un mancato rispetto dei requisiti previsti dal GDPR sono di due tipologie: per violazioni gravi (ovvero riguardanti i principi generali stabiliti dal regolamento) si tratta di una multa fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato globale dell’anno precedente; per quelle meno gravi (ovvero relative alle modalità di esecuzione del trattamento dati), la sanzione è pari a una multa fino a 10 milioni di euro o fino al 2% del fatturato globale dell’anno precedente.
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Il GDPR ha portato con sé un elevato grado di semplificazione di tutti i processi di gestione e amministrazione dei dati e i responsabili HR sono chiamati a mantenersi costantemente aggiornati e ad impegnarsi nell’applicazione e rispetto di tutti i requisiti imposti dal Regolamento.
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