Cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti, come funziona e chi la regolamenta
La conservazione digitale a norma è una procedura informatica che permette di custodire, proteggere e garantire il valore legale dei documenti all’interno di un sistema di gestione documentale aziendale. In questo modo vengono assicurati l’autenticità, l’affidabilità, l’integrità, le reperibilità, l’immodificabilità, la validità legale e la leggibilità dei dati, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
La conservazione sostitutiva permette di assolvere agli obblighi di custodia dei documenti originariamente analogici, grazie all’ausilio di copie informatiche. Come definisce il CAD (D. Lgs 82/2005) le procedure devono essere effettuate in modo tale da assicurare la conformità agli originali. La gestione spetta al Responsabile della Conversazione, che può scegliere se effettuarla all’interno della struttura organizzativa o affidarla a soggetti pubblici o privati.
I vari requisiti sono garantiti dall’impronta di hash, dalla firma digitale e dalla marca temporale. Questa pratica è sempre più diffusa per documenti contabili, tributari e relativi alla gestione delle risorse umane. Negli ultimi anni il legislatore ha reso sempre più chiaro l’appoggio alla dematerializzazione tramite delle normative ad hoc e le imprese hanno manifestato il desiderio di snellire i vari processi, liberare gli spazi degli archivi e aumentare la sicurezza in questo campo.
Le caratteristiche del documento informatico da conservare
Il documento informatico deve essere generato attraverso una delle seguenti modalità, indicate dalle linee guida Agid:
- Acquisito per via telematica, su un supporto informatico o da una copia di un documento analogico.
- Generato o raggruppato in via automatica.
- Creato tramite software qualificati nel rispetto delle regole di interoperabilità.
- Memorizzato su supporto informatico in formato digitale.
Il documento informatico deve sempre essere immodificabile, inalterabile e integro. Adottare un sistema di conservazione digitale permette di soddisfare le esigenze delle singole imprese e di ottemperare agli obblighi di legge, archiviando in maniera corretta tutti i documenti dell’Ufficio HR, come cedolini, contratti, note spese e rimborsi, dichiarazioni fiscali, LUL e molto altro, e senza la necessità di avere a disposizione uno spazio fisico, ottimizzando tempi e costi di processo.
Quali documenti devono o possono essere conservati digitalmente
L’ordinamento italiano prevede numerose situazioni in cui è previsto l’obbligo di conservare documenti ritenuti giuridicamente rilevanti. Il dovere andrà assolto da chi lo ha prodotto o da chi, per legge, dovrà custodirlo. Per i documenti informatici vanno adottate delle procedure metodologiche e per garantire affidabilità, leggibilità, reperibilità, autenticità e integrità come previsto dalla nuova formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017).
La conservazione sostitutiva si può sempre effettuare per documenti non unici, come ad esempio fatture emesse e ricevute, scritture contabili, note spese e giustificativi, DDT, CU, LUL. In caso di documenti originali unici, ovvero cartacei con firme autografe, è necessaria una preventiva certificazione di processo. Ci sono poi anche documenti unici direttamente conservabili, come ad esempio la PEC.
In alcuni casi, invece, la conservazione digitale non è consentita a causa della natura vincolante del documento stesso. Si tratta, nello specifico, di materiale di notevole interesse storico oppure di fatture elettroniche verso SdI, per cui ci sono specifici obblighi di legge.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
- Meno costi e risorse ottimizzate.
- Maggiore efficienza.
- Immediato reperimento dei documenti.
- Sicurezza dei dati processati.
- Minore impiego di carta.
- Eliminazione degli archivi cartacei e riutilizzo dello spazio recuperato, con annesso svincolo da postazioni fisiche di lavoro.
- Riduzione di tempi di processo.
- Maggiore facilità nel reperire i documenti, successivamente.
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