Il terzo trimestre dell’anno sta volgendo al termine ed è proprio in questo periodo che le aziende sono impegnate a elaborare consuntivi, budget e forecast. Si tratta di tre operazioni che differiscono tra loro per il periodo di tempo su cui si basano: il bilancio è un documento consuntivo relativo a un periodo già passato; il forecast è un preventivo sull’anno in corso (dunque sui mesi a venire); il budget aziendale contiene invece le previsioni per l’anno successivo.
La previsione aziendale è essenziale per prendere decisioni informate sul futuro dell’organizzazione e sulle strategie da intraprendere, sia sul medio che sul lungo periodo, scegliendo con consapevolezza la direzione da seguire. Il budget e il forecast sono i due documenti più importanti del controllo di gestione, anche perché mettono in risalto le potenziali opportunità da cogliere e i possibili rischi da prevenire.
Il forecast si rivela anche un valido supporto nel prendere le decisioni finanziarie, rende semplice la comprensione di entrate e uscite, permette di pianificare le esigenze finanziarie e di assicurarsi di avere un flusso di cassa sufficiente a sostenere le attività.
L’analisi dei dati a consuntivo è il primo passo da seguire per avere un’idea più chiara dell’impatto che il costo del lavoro ha avuto sull’azienda. Successivamente bisogna verificare le varie tipologie dei contratti di lavoro a carico dell’azienda, in modo da avere un quadro preciso dell’impatto economico.
Nella stima del budget del personale occorrerà anche considerare il costo diretto del lavoro (gli stipendi, collegati alla produzione di servizi/prodotti) e quello indiretto del lavoro (gli elementi indispensabili allo svolgimento dell’attività del personale). In ultima analisi si verificano i costi legati a welfare, benefit, extra e i costi aggiuntivi.
Quando e come preparare un forecast aziendale
Il forecast aziendale è il documento preventivo dell’anno in corso e andrebbe aggiornato un paio di volte all’anno, solitamente prima e dopo l’estate. Per prepararlo ad arte è importante seguire quattro passaggi:
- Effettuare una riclassificazione del bilancio provvisoria.
- Mantenere aggiornati i documenti contabili, in modo da poter riclassificare il bilancio con informazioni aggiornate.
- Considerare anche i valori tendenziali, ovvero i trend del settore in cui opera l’azienda.
- Comparare i valori attesi con i trend, senza però copiarli e attribuendo il corretto valore a ogni voce.
Quando e come preparare un budget aziendale
Il budget del personale deve essere programmato sul medio-lungo periodo, in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere. La sua definizione permette di misurare l’impatto dei costi relativi al capitale umano e di pianificare azioni strategiche future.
Questa pratica di controllo gestionale permette alle aziende di prevedere e stimare spese ed entrate in maniera preventiva. Questo processo si svolge solitamente tra settembre e novembre, proiettandosi verso l’anno successivo. Si elabora seguendo alcuni passaggi:
- Analizzare i periodi precedenti, basandosi su statistiche e dati, in modo da avere un quadro chiaro su quali sono state le scelte migliori, gli investimenti più efficaci e le criticità più rilevanti.
- Analizzare i costi generali, classificandoli nel modo corretto.
- Calcolare le risorse che si hanno a disposizione, in modo da avere una visione d’insieme su quelle che possono essere le potenzialità e i limiti aziendali.
- Frazionare il budget, suddividendolo in parti relative a parametri scelti in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Consuntivi, budget del personale e forecast: il supporto di Gi HR Services per le aziende
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