Il personale aziendale è solito godere di buona parte delle proprie ferie durante il periodo estivo. Tra giugno e settembre, infatti, nella cultura italiana, i dipendenti usufruiscono tradizionalmente della maggior parte dei giorni di riposo di cui hanno diritto e in questi mesi le varie realtà lavorative non operano con l’organico al completo.
Gli addetti del team HR sono chiamati a gestire, con il relativo effort che l’attività comporta, le presenze e assenze di tutti i dipendenti, in modo da garantire loro un giusto periodo di pausa e, allo stesso tempo, assicurare la continuità. Già con l’arrivo di febbraio, infatti, alle normali attività HR, si aggiungono quelle della pianificazione delle presenze e assenze estive, da consolidare con l’arrivo della primavera e raccolte, poi, in un piano di ferie generale.
La gestione delle assenze durante l’estate: la missione degli HR in azienda
Gli addetti alle risorse umane operano in prima linea nella gestione delle imprese, ilanciando nel giusto modo le esigenze delle persone, le necessità di business e i need aziendali. Proprio per questo motivo è importante che il team HR collabori in maniera strategica e a stretto contatto con il management aziendale, al fine di comprendere quale sia il numero di dipendenti utile per garantire la continuità delle operazioni, come detto in precedenza.
I software di gestione delle presenze/assenze sono il giusto supporto per permettere ad un team HR di ottenere, non solo una panoramica, come detto in precedenza ma anche di avere il dettaglio dei giorni di ferie accumulati dai singoli dipendenti, al fine di comunicare loro il monte ore disponibile. Sono accorgimenti che permettono, quindi, di organizzarsi con il giusto anticipo, risparmiando tempo e dedicandosi ad attività strategiche.
Preavviso e richieste di ferie anticipate: l’importanza di giocare sul tempo
I responsabili delle risorse umane, insieme ai membri del management, sono chiamati ad invitare tutti i dipendenti ad indicare, quanto prima, i periodi in cui vorrebbero godere delle proprie ferie. Si tratta di un processo di comunicazione altamente importante poiché, da un lato, dà modo all’azienda di organizzare il piano di presenze/assenze su base annuale e, dall’altro, alle persone di programmare, non solo le proprie attività lavorative ma anche personali e private. Da entrambe le prospettive, la tempistica rimane un fattore chiave per il successo.
Policy HR e date chiave: due passi fondamentali per le ferie del personale
Gli HR devono assicurarsi che le policy su congedi per malattia, disciplinari e reclami, salute e sicurezza, ferie e festività, siano aggiornate e che tutto il personale sappia dove trovarle. I sistemi software per le risorse umane offrono un portale centrale dove è possibile accedere agevolmente alle varie linee guida.
I responsabili delle risorse umane dovranno anche conoscere i periodi di maggior picco di lavoro di ogni singolo team, in modo da poter gestire correttamente e in maniera efficace anche eventuali sostituzioni dovute alle assenze per ferie.
I periodi di grande carico lavorativo, come ad esempio, eventi aziendali di vario ordine, scadenze da rispettare, formazione obbligatoria, inizio e conclusione di un congedo per maternità, richiedono al responsabile delle risorse umane e al suo team un grande effort in termini di tempo e lavoro, sacrificati ad attività veramente core e strategiche.
È possibile, invece, gestire questa attività in maniera smart ed efficace, grazie al pieno supporto di un partner per i servizi di outsourcing per le attività di HR Management.
Gestione presenze/assenze in outsourcing: i servizi di Gi HR Services
Gi HR Services è il partner ideale per supportare le aziende che desiderano gestire efficacemente le presenze/assenze con un servizio di outsourcing dedicato. Con la nostra soluzione, infatti, aiutiamo il team HR ad automatizzare tutte quelle operazioni di controllo e amministrazione che altrimenti dovrebbe gestire manualmente.
Accedendo a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa dei dipendenti, inoltre, snelliranno l’intera organizzazione aziendale. Un ulteriore beneficio sarà dato anche a tutto il personale che, disponendo di un sistema HR integrato e automatizzato, potrà compiere, in tutta semplicità e autonomia le proprie operazioni tramite self-service e accedendo ad uno spazio virtuale dedicato.
