La capacità di ogni impresa di continuare a svolgere le proprie attività ed erogare i propri servizi o prodotti in seguito a un incidente viene definita con il nome di Business Continuity. Il concetto di continuità operativa o aziendale riguarda non soltanto i processi e la capacità produttiva di un’organizzazione, ma anche altri asset importanti come la gestione del branding e l’immagine dell’azienda. L’obiettivo di un Business ContinuitymPlan (BCP) è quello di prevenire i possibili eventi avversi e di minimizzare i danni nel caso in cui dovessero verificarsi.
La Business Continuity è dunque quella capacità di mettere in campo un sistema di gestione tutte quelle misure che, non solo mettano in sicurezza i processi aziendali l’attività aziendale, ma garantiscano la capacità di rispondere e riprendersi dalle interruzioni nella produzione di beni o servizi. Questi incidenti possono essere di molteplici tipologie e natura, ad esempio un cyber attacco, un blackout, una calamità naturale (terremoti, incendi, alluvioni, smottamenti idrogeologici), emergenze sanitarie (pandemie), condizioni meteo proibitive, guasti alle attrezzature, infortuni o malattie del personale.
Business Continuity Plan: come implementarlo in azienda
Inizialmente bisogna analizzare il contesto e determinare il campo di azione del BCP, conoscendo nel dettaglio l’organizzazione, i vari processi e le risorse impegnate, ma anche le normative che l’azienda deve ottemperare e le singole modalità di contatto e vendita ai clienti.
Il coinvolgimento del personale e l’interessamento del top management risultano indispensabile per il successo del BCP, prima di passare all’identificazione delle aree e delle funzioni più vulnerabili all’interno dell’azienda. A quel punto si stabiliscono gli obiettivi a breve termine e si delineano i criteri di monitoraggio, proseguendo con l’analisi relativa agli impatti che i singoli eventi avversi possono avere nel corso del tempo in modo da ridurre la probabilità di incidenti descritti in fase di pianificazione.
Si stabiliscono le operazioni e i tempi necessari per ritornare alla normale attività, definendo anche il downtime (l’intervallo di tempo in cui le attività possono fermarsi senza arrecare disservizio). Il BCP va poi testato, anche con delle esercitazioni strutturate, per comprendere il reale funzionamento. La progettazione di un Business Continuity Plan prevede dunque una serie di operazioni specifiche tra cui lo sviluppo di strategie di rispristino, la gestione di eventuali crisi e della comunicazione in tali scenari, la formazione etc..
Perché è importante avere un piano di Business Continuity in azienda?
Un piano efficace di continuità aziendale permette di contenere i danni legati alla possibile interruzione della produzione e dei servizi erogati. Un approccio proattivo permette di minimizzare gli impatti e di ripristinare la continuità delle attività nel più breve tempo possibile. Un Business Continuity Plan produce vantaggio competitivo, consolida la fiducia di dipendenti e stakeholder, riduce i costi produttivi derivanti da una gestione emergenziale. Adottando un BCMS l’azienda dimostra affidabilità, efficienza e resilienza in situazioni avverse.
Business Continuity e i servizi di Gi HR Services
Incidenti che causino mancanza di continuità, più o meno gravi, possono capitare a qualunque azienda: è la preparazione a gestirli che gioca una netta differenza.
Nel caso di attività come la gestione delle presenze/assenze, ma anche del payroll (e tutto quello che è l’ambito delle operazioni di HR Administration in generale), è essenziale rispettare tempi e scadenze, evitando discontinuità o ritardi. Per questo motivo, le imprese devono procedere dando massima priorità a questo tema, cercando di mettere in atto tutte le misure per garantirne la stabilità.
Non è sempre facile e questa priorità sicuramente necessità di tempo e professionalità specifiche, insieme, naturalmente, all’attenzione richiesta dalle attività prettamente core e strategiche cui i team risorse umane devono dedicarsi. Una soluzione a questo tema è quello di avvalersi di un partner in outsourcing potrà fare affidamento su un supporto che garantisca continuità nelle attività e nelle operazioni.
L’esternalizzazione di attività di HR Administration, infatti, assicura una serie di vantaggi importanti alle singole organizzazioni, come la messa in sicurezza dei processi e la Business Continuity delle attività stesse, ma anche un risparmio in termini di tempi e costi a favore delle attività più strategiche per una determinata realtà.
Gi HR Services mette al servizio dei propri partner una svariata serie di servizi in outsourcing. Amministrazione del personale flessibile, sicura ed efficiente: gestione delle presenze, elaborazione dei payroll e note spese, controllo dei fornitori, Other Processing Outsourcing e Human Capital Management, gestione degli spazi di lavoro e dei documenti.
