La digitalizzazione della gestione documentale e il cloud computing rappresentano un’opportunità unica di miglioramento dell’efficienza e flessibilità operativa delle aziende, fattori sempre più importanti in un panorama altamente competitivo e dinamico. Gli ultimi trend stanno ridefinendo il modo in cui le imprese interagiscono con i propri mercati, tra sistemi cloud e accesso mobile.
In una ricerca dell’Osservatorio ERP Zucchetti si nota che oltre il 50% delle organizzazioni ritiene importante la digitalizzazione del flusso documentale per accedere rapidamente e in sicurezza alle informazioni, ridurre i tempi di ricerca e di duplicazione dei dati, godere dei vantaggi in termini di sostenibilità (miglioramento dell’impatto ambientale, diminuendo l’utilizzo della carta) e aumentare l’efficienza interna (rapida condivisione e collaborazione tra colleghi, eliminando gli archivi fisici).
I vantaggi della digitalizzazione per la gestione documentale
La digitalizzazione della gestione documentale porta con sé una serie di vantaggi che trasformano radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono le informazioni.
- Aumento dell’efficienza. I dipendenti possono accedere ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo, riducendo i tempi di processo. Ricerca, condivisione e gestione dei documenti diventano più rapide e semplici.
- Riduzione dei costi. Non sarà più necessario sostenere spese per il mantenimento di locali per l’archiviazione e si salvaguarderà l’ambiente risparmiando sulla carta.
- Maggiore sicurezza. Il cloud offre sistemi di sicurezza avanzati per prevenire perdite e accessi non autorizzati. I dati sono replicati su più server, garantendo la continuità operativa in caso di guasti.
- Flessibilità e mobilità. I team possono lavorare sui documenti contemporaneamente, migliorando la comunicazione e la collaborazione. Lo spazio di archiviazione può essere aumentato o diminuito in base alle necessità dell’azienda: le soluzioni cloud si adattano facilmente alla crescita dell’impresa.
- Compliance normativa e valore legale. Secondo le linee guida dell’AgID (Agenzia per L’Italia Digitale) la dematerializzazione della documentazione di un’azienda prevede che i file prodotti, a differenza della semplice versione elettronica, abbiano valenza anche legale.
L’impatto del cloud computing sul futuro delle imprese
Sempre secondo lo studio condotto dall’Osservatorio Zucchetti, il 64% delle aziende riconosce l’importanza del cloud computing per le scelte d’investimento future. Questo strumento permette infatti di scalare le risorse a seconda delle proprie necessità, riducendo così i costi dell’infrastruttura fisica e aumentando la flessibilità necessaria per adattarsi rapidamente ai continui cambiamenti di mercato.
Le imprese che puntano a garantire sempre la massima efficienza e velocità di risposta alle esigenze dei propri clienti possono adottare il cloud computing che, come evidenzia l’indagine, “influenza non solo l’allocazione delle risorse, ma anche il modo in cui le aziende progettano e implementano i loro modelli di business, spingendole verso una maggiore digitalizzazione e integrazione dei processi”.
Il cloud computing, che consiste nella distribuzione tramite Internet di servizi come server, risorse di archiviazione, database, reti software, rappresenta un valore aggiunto e garantisce importanti vantaggi alle organizzazioni:
- Ottimizzazione dei costi IT: il cloud computing elimina le spese associate all’acquisto di hardware e software, alla configurazione e alla gestione di data center locali.
- Scalabilità globale: le risorse possono essere ridimensionate in modo elastico, a seconda delle necessità del momento.
- Massima flessibilità: le aziende non sono tenute a pianificare la capacità di calcolo con grande anticipo, ma possono effettuare il provisioning delle risorse necessarie in pochi minuti e con la massima velocità.
- Affidabilità: il cloud computing riduce il costo dei backup dei dati, del ripristino di emergenza e della continuità aziendale.
- Alto livello delle prestazioni: i servizi di cloud computing vengono eseguiti su una rete mondiale di data center sicuri, garantendo una latenza di rete ridotta per le applicazioni e maggiori economie di scala.
- Sicurezza: i principali provider di cloud computing propongono tecnologie che proteggono i dati e le infrastrutture da potenziali minacce.
I dispositivi mobile sempre più al centro delle aziende
Il lavoro da remoto è sempre più diffuso ed è dunque indispensabile accedere a dati e sistemi in qualsiasi momento. Proprio questa connettività permette ai colleghi di collaborare in tempo reale ed è importante che gli aggiornamenti siano sincronizzati, riducendo al minimo il rischio di errori e garantendo la massima precisione delle informazioni.
L’adozione di soluzioni mobile è dunque una concreta risposta a un business sempre più senza confini, tanto che l’84% delle aziende intervistate nell’ambito dell’indagine di Osservatorio Zucchetti ritiene che la possibilità di accedere ai gestionali aziendali tramite dispositivi mobili sia un valore aggiunto.
Perché la digitalizzazione aumenta la competitività delle aziende
L’integrazione tra ERP, cloud e strumenti di business intelligence permette alle imprese di accedere in tempo reale ai dati aziendali, prendendo decisioni tempestive e informate. La digitalizzazione consente infatti di avere una visione d’insieme dei vari processi ed ha un impatto diretto sulla competitività, rispondendo a mercati sempre più dinamici e complessi.
La digitalizzazione è a tutti gli effetti, non solo una vera e propria strategia di marketing, ma una necessità di business, che contribuisce a rafforzare la reputazione delle aziende e la loro capacità di attrarre clienti. La connettività mobile e il cloud computing sono strumenti validi per comunicare valori di efficienza, flessibilità e sostenibilità, sempre molto apprezzate e ricercate dagli stakeholder.
Dematerializzazione, archiviazione elettronica e conservazione digitale: differenze e peculiarità
La valenza legale della documentazione è un aspetto molto importante per le aziende che desiderano digitalizzare i propri processi amministrativi e HR, poiché consente di eliminare l’obbligo di stampa e archiviazione cartacea, garantendo al contempo una gestione delle attività completamente elettronica e facilmente accessibile.
Questo processo può includere la scansione dei documenti esistenti e la creazione di nuovi direttamente in formato digitale, rendendone più efficiente l’uso, garantendo un’archiviazione sicura e semplificando la condivisione.
L’archiviazione elettronica e la conservazione digitale si riferiscono a due attività simili ma con sostanziali differenze: la prima riguarda esclusivamente la memorizzazione di un documento su un supporto digitale senza attribuirgli alcun valore legale; la seconda, invece, consiste in un processo che registra i documenti in formato digitale, garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, con valore legale ufficiale, come previsto dall’Articolo 43 delle Linee Guida AgID.
I documenti considerati nella conservazione digitale a norma hanno una validità legale e certificata nel tempo, data dall’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti amministrativi e HR. In particolare, è espressamente indicata per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC (che assimilata al resto della corrispondenza deve essere conservata per 10 anni), nello specifico:
- CV dei candidati non selezionati: 6 mesi.
- Comunicazione e lettera di assunzione: 5 anni.
- Assenze del lavoratore: 10 anni.
- LUL Libro Unico del Lavoro: 5-10 anni.
- Malattia professionale e cartella sanità: 3 e 10 anni.
- Registro degli infortuni: 4 anni.
- Vecchi libri paga e matricola: 5 anni.
Gi HR Services e la gestione documentale: servizi in outsourcing per le aziende
La gestione documentale in outsourcing è uno dei servizi offerti da Gi HR Services: attraverso la nostra professionalità e l’esperienza di consulenti altamente specializzati, proponiamo una soluzione integrata che consente di ottimizzare costi e spazi fisici, digitalizzando un’elevata mole di documenti e riducendo il numero di errori, oltre che i tempi di processo.
Una gestione documentale effettuata in maniera corretta garantisce l’inalterabilità, conformità normativa e sicurezza dei documenti: protegge le informazioni e i dati da eventuali perdite e modifiche non desiderate, incrementando la fiducia dei propri dipendenti, clienti, partner e stakeholder.
