La gestione documentale può essere definita come la corretta amministrazione di determinati dati e informazioni lungo il loro intero ciclo di vita. Questi elementi devono essere non solo acquisiti e archiviati, ma anche resi disponibili per la consultazione e la condivisione, oltre ad essere conservati nel corso del tempo, garantendo la loro sicurezza.
La loro tipologia può essere differente (ad esempio commerciale, contabile, amministrativa, giuridica etc.). La corretta gestione dei documenti è strategica all’interno delle aziende e proprio per questo motivo si ricorre a soluzioni informatiche come i Document Management System (DMS), ovvero sistemi basati su software che gestiscono e archiviano le informazioni, tracciano le varie versioni, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).
L’ottimizzazione delle pratiche di gestione documentale si è fortemente evoluta nell’ultimo periodo, grazie a uno sviluppo tecnologico sempre più avanzato e all’esigenza da parte delle varie aziende di migliorare la propria efficienza, ridurre i costi, intensificare la sicurezza, godere di maggiore flessibilità e facilità d’utilizzo.
Gli archivi cartacei o su server interni, infatti, oltre ad essere, oramai soluzioni superate poiché poco pratiche, sono anche soggette a rischi di condivisione con persone non autorizzate o data breach. La strada verso la massima efficienza documentale è ormai stata tracciata e le imprese che desiderano raggiungerla sono tenute a seguire dei passaggi ben precisi, con l’intento di perseguire i benefici desiderati in termini di efficienza, sicurezza, sostenibilità economica e ambientale, oltre che di semplicità d’uso.
I principali vantaggi di una gestione documentale efficiente
- Maggiore competitività, poiché i processi aziendali sono più veloci e il rischio di errori è inferiore.
- Riduzione dei costi: risparmio sull’uso di carta, toner e stampanti. Scompare la necessità di avere a disposizione spazi fisici per l’archiviazione dei documenti.
- Risparmio di tempo nella gestione del documento: abbiamo registrato sui processi HR dei nostri clienti (come, ad esempio, l’onboarding di nuovo personale) una riduzione di circa il 40% del tempo, grazie alle nostre soluzioni di gestione documentale.
- Velocità nel reperimento dei documenti: un sistema organizzato permette infatti di rintracciare facilmente e rapidamente i dati archiviati.
- Maggiore efficienza grazie alla centralizzazione della gestione documentale, che aumenta le competenze interne ed evita una cattiva gestione.
- Sicurezza delle informazioni: la conservazione digitale dei documenti garantisce l’inalterabilità dei dati.
Verso l’efficienza documentale: l’importanza della conservazione dei documenti
L’utilizzo di sistemi digitali per la conservazione dei documenti permette di aumentare il livello di sicurezza e di garantire consultabilità, autenticità e integrità dei dati, risparmiando sulla carta e sui costi da sostenere per gli archivi, con la certezza che tali informazioni saranno consultabili soltanto dal personale autorizzato.
Le aziende, come previsto dal CAD, sono infatti tenute a conservare PEC e documenti fiscali per determinati lassi di tempo. Il non dover più dedicare del posto fisico a degli archivi cartacei permette di ampliare la conservazione dei documenti (contratti sottoscritti con firma digitale, ordini di vario genere, pagamenti etc.) e di contare su leggibilità, integrità e autenticità.
Firma digitale e archiviazione intelligente: passi nevralgici verso l’efficienza documentale
La firma digitale semplifica sensibilmente il workflow documentale, assicurando praticità e rapidità. Questa soluzione permette infatti di stipulare rapporti contrattuali anche a distanza, risparmiando in termini di costi e di tempo, ottimizzando i propri processi, siano essi HR o di altri dipartimenti aziendali. Le chiavi crittografiche utilizzate garantiscono l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento, che diventa immodificabile una volta firmato.
L’archiviazione intelligente è l’ultimo passo verso l’efficienza documentale. Questa soluzione permette di gestire dati e informazioni, ottimizzandoli in modo proattivo, offrendo nuovi servizi alle imprese ed eliminando potenziali minacce alla sicurezza.
Alcuni dati sull’efficienza documentale
Una ricerca condotta da Ricoh su un campione di 2.550 manager europei ha evidenziato che il 55% delle aziende ritiene che le novità normative sulla privacy rappresentino un buon punto di partenza per migliorare la gestione documentale.
Sono varie le ragioni che portano a una riduzione dei documenti cartacei: i continui sviluppi delle soluzioni di document management (72%), la necessità di accedere a un numero maggiore di contenuti digitali (68%), le iniziative di digitalizzazione (59%).
Il mercato globale del documentale, secondo il Global Document Management Software Market Report, è stato valutato in 980 milioni di dollari nel 2023, con un tasso di crescita del 3,6% nel periodo 2019-2024.
Efficienza documentale e i servizi di Gi HR Services
Gi HR Services offre un servizio di gestione documentale e del back office amministrativo in outsourcing. La soluzione integrata consente di digitalizzare la firma di diversi documenti, come quelli contrattuali, previdenziali e fiscali che regolano il rapporto di lavoro, con la possibilità di eliminare gli archivi cartacei e i rischi ad essi legati, nel pieno rispetto delle normative di riferimento, risparmiando tempo e costi.
Anche nel 2024 siamo certificati e confermati Top Service Partner Zucchetti; attraverso la combinazione della sua Suite e dei nostri servizi, aiutiamo le aziende a rispondere con successo alle sfide imposte dalla Digital Transformation, ottenendo il massimo dalle soluzioni tecnologiche proposte.
La nostra offerta consiste in un innovativo sistema di gestione documentale strutturato per aiutare le organizzazioni a risolvere le problematiche legate all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura. Sarà così possibile superare tutte le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili dati e informazioni, garantendo:
- La completa dematerializzazione dei processi documentali;
- Un’organizzazione ottimale dei flussi informativi e di condivisione;
- La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti;
- L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza;
- La riduzione di tempi e costi;
- La riduzione dell’impatto ambientale.
Mettiamo, inoltre, a disposizione dei nostri clienti la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Intranet aziendale, contribuendo a semplificare processi, tempi di ricerca e condivisione dei documenti stessi.
Da oltre 20 anni siamo l’HR Service Provider di riferimento per le aziende che ricercano specialisti per l’outsourcing delle attività di amministrazione e gestione delle risorse umane. Siamo impegnati attivamente e costantemente nella ricerca, sviluppo ed innovazione per i nostri clienti e le loro persone, indipendentemente dalla tipologia di business e settore di riferimento, offrendo soluzioni ritagliate su ogni specifica esigenza.
