La gestione delle ferie è uno dei temi più importanti all’interno delle aziende ed è uno dei compiti più delicati che il dipartimento delle risorse umane è chiamato a svolgere. Gli HR manager sono tenuti a pianificare questi giorni in maniera precisa e mirata, in modo da garantire il rispetto dei diritti dei lavoratori e lo svolgimento ininterrotto dei processi interni aziendali.
Ricordiamo, inoltre, che alla base dei vari CCNL (Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro) figura sempre l’articolo 36 della Costituzione Italiana, il quale stabilisce che il lavoratore ha diritto al riposo settimane e a ferie annuali retribuite.
L’articolo 2109 del Codice Civile precisa che le ferie devono essere godute “nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro”. A decidere le ferie è dunque il datore di lavoro (il reparto delle risorse umane può avere il mandato per adempiere a questa pratica). Lo stesso articolo rileva anche che il datore di lavoro non può trascurare le necessità del lavoratore, pur tenendo conto delle esigenze dell’azienda.
Quanti giorni di ferie spettano ai lavoratori? La gestione delle risorse umane
I lavoratori dipendenti hanno diritto a un minimo di quattro settimane di ferie all’anno. A stabilirlo è il Decreto Legislativo n. 66/2003, che puntualizza anche che due di queste settimane vanno fruite nel corso dell’anno di maturazione, mentre le altre due vanno comunque consumate nei 18 mesi successivi. In base al CCNL e al livello in cui è inquadrato, un lavoratore potrebbe beneficiare anche di alcuni giorni in più di riposo. I giorni di riposo previsti abitualmente ogni settimana e le festività non rientrano in questo calcolo.
Ogni datore di lavoro deve rispettare le suddette disposizioni, in caso contrario andrà incontro a sanzioni importanti. I reparti delle risorse umane devono dunque organizzare con anticipo le ferie dei dipendenti, venendo incontro alle specifiche richieste (ove possibile) e garantendo comunque una determinata continuità produttiva. Bisogna tenere in considerazione fattori diversi come i sovraccarichi di lavoro, le effettive possibilità di sostituzione, le ferie godute in precedenza, il diritto del dipendente a godere di un periodo di riposo e, non ultima, la scadenza delle ferie maturate.
In Italia i periodi di ferie si concentrano maggiormente nel periodo estivo (indicativamente da giugno a settembre) e in quello delle festività natalizie (tradizionalmente dal 23 dicembre al 6 gennaio) ma un dipendente potrebbe goderne anche in un intervallo di tempo differente (su propria richiesta o in seguito a una direttiva aziendale). La situazione cambia in base al tipo di attività e di mansione, ai carichi di lavoro in mesi particolari, alle eventuali chiusure aziendali o se si effettuano turni.
Va anche ricordato che l’articolo 10 del Decreto Legislativo n. 66/2003 prevede che “il periodo minimo di quattro settimane non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro“. Vige dunque un divieto di monetizzazione sulle ferie e i permessi: non possono essere pagati, ma vanno goduti. L’unica eccezione è il caso in cui cessi il rapporto di lavoro: in questa circostanza l’azienda è tenuta a retribuire il dipendente.
Software per la gestione delle ferie: come ottimizzare la pianificazione delle risorse umane
Per la pianificazione e la gestione delle ferie dei dipendenti è consigliabile utilizzare un software gestionale delle presenze e dei piani ferie, il quale permette di avere sempre un quadro completo e aggiornato della situazione. Gli attuali sistemi aiutano a tenere sempre sotto controllo i giorni di ferie maturati e quelli effettivamente goduti, riuscendo così a ridurre al minimo la possibilità di errori, dubbi e malintesi. La comunicazione tra l’azienda, il reparto delle risorse umane e i dipendenti sarà sempre più proficua e trasparente anche per quanto riguarda le ferie.
I software HR di ultima generazione permettono ai dipendenti di inviare facilmente la propria richiesta di ferie e il reparto delle risorse umane può controllare agevolmente l’effettiva disponibilità di personale per quell’area nei giorni richiesti. Il sistema si aggiorna in tempo reale, rendendo facile e veloce la possibilità di accettare o meno la richiesta di ferie e permessi.
Il software di gestione delle ferie permette dunque di tenere sotto controllo la richiesta e l’approvazione delle stesse e quanti dipendenti sono presenti in azienda in modo da decidere se concedere o meno il permesso. Il sistema è anche utile per calcolare automaticamente il rateo di maturazione mensile. Si può anche impostare un meccanismo che permette di vedere se un dipendente sta consumando le ferie obbligatorie, in modo da evitare le sanzioni previste.
Uno strumento dedicato come il software per la gestione del personale e delle ferie permetterà di usufruire dell’automatizzazione delle operazioni più semplici, generando importanti benefici sulla fidelizzazione dei dipendenti, sull’employer branding e sulla produttività.
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