La gestione dei documenti aziendali passa sempre di più attraverso strumenti digitali di vario tipo e con diverse funzioni a disposizione dei fruitori. L’archiviazione cartacea è infatti una pratica ormai datata, nonché poco smart e non sicura all’intero delle realtà lavorative. I faldoni di documenti, collocati in scaffali dedicati risultano decisamente ingombranti dal punto di vista fisico, rendendo anche poco efficace il reperimento del materiale che si sta cercando e facendo perdere tempo prezioso ai lavoratori impegnati in queste pratiche. Non dimentichiamo poi quanto sia effimero il formato cartaceo che, se eventualmente perso, non sarebbe più duplicabile e reperibile in alcun modo.
La creazione abituale di documenti cartacei è inefficiente in termini di costi e tempistiche, oltre che poco conforme alle attuali norme in fatto di privacy. Per tutti questi motivi è necessario adottare delle soluzioni che portino alla dematerializzazione dei documenti, anche di quelli riguardanti i dipendenti che lavorano all’interno dell’azienda.
La gestione del personale è infatti una delle funzioni che produce più documentazione all’interno di un’impresa e passare a una gestione documentale digitale è una soluzione moderna che agevolerà le operazioni dell’ufficio delle risorse umane e condurrà verso un HR sempre più paperless, quindi più smart. Cosa si può trovare all’interno di un folder dipendente e quali sono i consigli per gestirlo nel miglior modo possibile?
Gestione documenti del personale: il folder dei dipendenti a portata di click
Ogni persona che entra in contatto con un’azienda può produrre documenti da gestire, archiviare e conservare. In un folder dipendenti possono essere archiviati svariati documenti, creando anche un profilo trasversale e completo delle sue competenze, del suo pregresso e delle sue attività.
- Dati anagrafici e contrattuali
- Formazione e info curriculari
- Dati retributivi, premi e indennità
- Assenze e straordinari
- Performance e valutazioni
- Comunicazioni centro per l’impiego
- Comunicazioni di varia natura
- Lettere fringe benefit
Gestione documenti aziendali: il processo di digitalizzazione
Un’impresa che punta a un business efficiente, snello e sicuro deve trasformare i propri archivi cartacei in digitali, in modo da risparmiare sui costi di stampa, liberare spazio utile per la propria attività, migliorare i processi di condivisione e firma dei documenti, essere facilmente reperibili quando richiesti, tutelare i dati perché i documenti digitali devono essere protetti ed essere oggetto di backup.
La dematerializzazione dei documenti utili per la gestione del personale è un valido supporto all’ufficio delle risorse umane, ma anche all’amministrazione e all’ufficio di sicurezza. In questo processo di digitalizzazione possono essere coinvolti cedolini, fogli presenze, lettere di assunzione, documenti di welfare, ma anche giustificativi di spesa, distinte dei rimborsi, contratti con agenzie e fornitori, documenti relativi a visite mediche e idoneità di vario genere, tutti oggetto di eventuali controlli.
Le aziende che non si sono dotate di “software per la dematerializzazione” devono fare i conti con un’infinità di documenti cartacei tra fogli presenze, contratti di assunzione, valutazioni del personale, cedolini, buste paga, note spesa, con la possibilità di incappare in errori ed inesattezze, perdendo tempo e livello di efficienza. Un’indagine dell’Osservatorio del Politecnico di Milano ha dimostrato che la digitalizzazione porta a un risparmio economico considerevole, oltre a garantire una maggiore facilità di accesso e di consultazione.
Gi HR Services e il servizio di gestione documentale per le aziende
Gi HR Services è il partner per le aziende che gestiscono ancora la documentazione in formato cartaceo, una soluzione poco pratica e smart, con tutti i rischi che ne conseguono. La nostra soluzione integrata consente di digitalizzare la firma di tutti i documenti contrattuali, previdenziali e fiscali che regolano il rapporto di lavoro, con la possibilità di eliminare dunque gli archivi cartacei, nel pieno rispetto delle normative di riferimento e con grandi risparmi di tempo, costi e con importanti benefici nella gestione smart dei propri documenti e file correlati.
