La sostenibilità è un tema sempre più importante per le aziende, che sono chiamate a ridurre il proprio impatto ambientale e sociale. La gestione dei documenti è un’area in cui le aziende possono intervenire per migliorare la propria sostenibilità, adottando soluzioni digitali.
Questo approccio è fondamentale dal punto di vista etico, valoriale, di immagine e finanziario. Occuparsi di policy, contratti, documentazione finanziaria e amministrativa, avvalendosi di supporti informatici, è la strada giusta per un’organizzazione davvero sostenibile.
La gestione dei documenti dei dipendenti attraverso un software HR favorisce la sostenibilità attraverso la riduzione dell’uso di carta, il risparmio energetico, la minimizzazione degli spostamenti fisici e l’efficiente archiviazione e recupero dei documenti.
Gestione documentale e sostenibilità: cosa cambia in azienda
La gestione dei documenti relativi ai dipendenti attraverso un software HR può contribuire a migliorare la sostenibilità dell’impresa sotto diversi aspetti. Ad esempio, l’impiego di uno strumento informatico per la gestione delle risorse umane contribuirà a ridurre la dipendenza dalla carta, preservando così le risorse naturali e minimizzando l’impatto ambientale dell’organizzazione.
Diminuendo drasticamente la necessità di stampare, fotocopiare e archiviare documenti fisici si ridurrà anche il consumo energetico e inoltre si taglieranno gli spostamenti fisici. La gestione digitale consente infatti l’accesso remoto ai documenti, migliorando anche l’efficienza operativa e limitando l’incidenza sull’ecosistema legata ai trasporti, soprattutto in un panorama lavorativo in cui lo smart working è sempre più presente.
Dalla semplificazione dei processi alla sostenibilità finanziaria
La corretta adozione dei software HR permette di automatizzare molti processi e di ridurre le risorse necessarie per compiere una determinata attività. Le funzioni avanzate di archiviazione e ricerca eliminano l’obbligo di catalogare fisicamente grandi quantità di documenti, facilitando anche il rispetto delle normative sulla privacy.
Il taglio di costi associati alla gestione documentale cartacea garantisce, inoltre, importanti vantaggi dal punto di vista economico e il saving può essere investito in iniziative sostenibili o nel miglioramento di alcune aree aziendali.
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei documenti
- Miglioramento dell’efficienza. La digitalizzazione consente di automatizzare i processi di gestione dei documenti, rendendoli più efficienti e veloci.
- Aumento della sicurezza. I documenti digitali possono essere protetti da password, offrendo un maggiore livello di protezione rispetto ai documenti cartacei.
- Miglioramento della condivisione. I documenti digitali possono essere facilmente condivisi con i dipendenti e i collaboratori, anche da remoto.
Come si può implementare la digitalizzazione nelle aziende
L’implementazione della digitalizzazione dei documenti è un processo che può richiedere tempo e risorse. Esistono soluzioni e strumenti che possono aiutare le aziende a intraprendere questo percorso in modo graduale e sostenibile.
Il primo passo è quello di mappare i processi di gestione dei documenti, in modo da identificare quelli che possono essere digitalizzati. Successivamente, è necessario scegliere una soluzione di digitalizzazione che sia adatta alle esigenze dell’azienda: deve essere in grado di gestire tutti i tipi di documenti, garantire la sicurezza dei dati ed essere integrabile con i sistemi informatici dell’impresa.
I servizi di Gi HR Services e la gestione documentale
Gi HR Services offre un servizio di gestione documentale in outsourcing. La soluzione integrata consente di digitalizzare la firma di documenti di diversa natura, come quelli contrattuali, previdenziali e fiscali che regolano il rapporto di lavoro, con la possibilità di eliminare gli archivi cartacei e i rischi ad essi legati, nel pieno rispetto delle normative di riferimento, risparmiando tempo e costi.
Siamo Top Service Partner Zucchetti e, attraverso la combinazione della sua Suite e i nostri servizi, aiutiamo le aziende a rispondere con successo alle sfide imposte dalla Digital Transformation, ottenendo il massimo dalle soluzioni tecnologiche proposte.
La nostra offerta consiste in un innovativo sistema di gestione documentale strutturato per aiutare le organizzazioni a risolvere le problematiche legate all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura. Sarà così possibile superare tutte le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili dati e informazioni nel luogo e con le modalità desiderate, garantendo:
- La completa dematerializzazione dei processi documentali;
- Un’organizzazione ottimale dei flussi informativi e di condivisione;
- La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti;
- L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza;
- La riduzione di tempi e costi;
- La riduzione dell’impatto ambientale.
Mettiamo, inoltre, a disposizione dei nostri clienti la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Intranet aziendale, contribuendo a semplificare ulteriormente i processi e i tempi di ricerca e condivisione dei documenti stessi.
Da oltre 20 anni siamo l’HR Service Provider di riferimento per le aziende che ricercano specialisti per l’outsourcing delle attività di amministrazione e gestione delle risorse umane. Siamo impegnati attivamente e costantemente nella ricerca, sviluppo ed innovazione per i nostri clienti e le loro persone, indipendentemente dalla tipologia di business e settore di riferimento, offrendo soluzioni ritagliate su ogni specifica esigenza.
