La gestione documentale è la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla produzione alla sua conservazione. Dati e informazioni che vi sono contenuti devono essere acquisiti e archiviati per poi essere disponibili a fini di consultazione, condivisione e conservazione nel corso del tempo. La corretta e organizzata gestione di dati amministrativi-contabile, giuridici, commerciali e di altra natura è diventata un processo strategico all’interno delle varie aziende.
Un documento viene creato, scambiato, reso disponibile e infine conservato nel corso del suo workflow. Per essere gestito nella maniera corretta devono essere previste delle procedure che definiscano in maniera precisa le modalità di creazione, condivisione e conservazione dei documenti stessi. Per ottenere risultati in termini di efficienza e ottimizzazione del processo di gestione documentale si può ricorrere a soluzioni informatiche e, in particolare, a Document Management System (DMS).
Questi software tengono traccia delle varie versioni e delle modifiche effettuate, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow). Gli strumenti utilizzati seguono specifiche procedure e utilizzano precisi strumenti informativi, capaci di governare ogni singola novità che coinvolge la vita del documento.
Quali sono i vantaggi della gestione documentale?
- Riduzione dei costi. Una corretta gestione documentale evita possibili perdite di denaro causate da inefficienza, semplifica e ottimizza i workflow interni.
- Risparmio di tempo. La ricerca interna e le tempistiche di inoltro vengono ridotte sensibilmente, la velocità nel reperimento dei documenti è più elevata.
- Minore rischio di errori, maggiore organizzazione ed efficienza.
- Inalterabilità e sicurezza dei documenti. La gestione documentale effettuata in maniera corretta e informativa protegge le informazioni e i dati da eventuali perdite e modifiche non desiderate.
- Disponibilità dei documenti. La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti consentono di avere prontamente a disposizione il materiale necessario.
- Riduzione degli spazi fisici di archiviazione e quasi totale azzeramento della carta utilizzata, con conseguente risparmio economico.
Document Management System (DMS): l’aiuto per la gestione documentale
Un software di gestione documentale agevola l’accesso alle informazioni, abbatte i costi legati all’archiviazione, ottimizza il workflow documentale e garantisce la continuità operativa. I vari processi vengono digitalizzati gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato, migliorando l’efficienza delle aziende.
Viene prevista un’integrazione con i sistemi già utilizzati dall’azienda in modo da avere una centralizzazione gestionale e viene garantito un accesso smart alle informazioni. Sono previsti alti standard di criptazione dei dati e tutti gli step del workflow di un documento sono gestiti attraverso sistemi automatici. Le informazioni sono condivise e controllate con l’impostazione di corretti livelli di accesso e la conservazione avviene in maniera digitale conservando nel tempo il valore del documento.
Sul mercato esistono diversi software per la gestione documentale, ogni azienda potrà scegliere quello con le specifiche più adatte alle proprie esigenze. All’interno di un’azienda è prevista anche la figura del responsabile della gestione documentale, ovvero colui che gestisce i flussi documentali digitali e definisce le politiche di accesso al sistema. Tra le sue principali funzioni figurano la predisposizione dello schema del manuale di gestione e del piano per la sicurezza informatica, la definizione dei criteri minimi per il trattamento del documento informatico, la gestione della tenuta del protocollo informatico e la produzione del pacchetto di versamento.
I vantaggi della gestione documentale in outsourcing: i servizi di Gi HR Services
La gestione documentale in outsourcing è ideale per realtà che desiderano ottimizzare gli spazi fisici, dematerializzando documenti cartacei per una migliore consultazione e condivisione, direttamente via web tramite un portale profilato e indicizzato per categoria di documento.
Gi HR Services è il partner ideale per le aziende che desiderano avvalersi della professionalità e dell’esperienza di consulenti esterni altamente preparati. La gestione documentale è la soluzione integrata che consente di digitalizzare la firma di tutti i documenti contrattuali, previdenziali e fiscali che regolano il rapporto di lavoro, con la possibilità di eliminare dunque gli archivi cartacei, nel pieno rispetto delle normative di riferimento.
