Il panorama economico globale è in continuo mutamento e molte aziende si stanno orientando verso modelli di esternalizzazione di alcuni processi di business, i quali vengono così gestiti in outsourcing. Si tratta di una soluzione che sta vivendo un periodo di grande sviluppo, perché permette di affidarsi a consulenti esterni specializzati che sappiano occuparsi di processi aziendali non di riferimento per le imprese, come ad esempio la gestione note spese, garantendo elevati standard qualitativi e la massima professionalità.
I servizi outsourcing per le aziende vengono sempre più considerati come una fase strategica per la propria crescita, poiché permettono di diminuire i costi di gestione e le figure inserite all’interno della realtà lavorativa possono concentrarsi su attività core business. La gestione delle note spese è tra le attività di riferimento di Gi HR Services, il partner ideale per chi desidera esternalizzare la gestione di payroll, HR e note spese, offrendo massima professionalità ed efficienza grazie a un servizio su misura pensato appositamente per le specifiche esigenze del singolo cliente.
Gestione note spese in outsourcing: i vantaggi di esternalizzare il servizio
La gestione delle note spese può richiedere molto tempo e necessita di figure professionali specializzate. Molte aziende devono spesso gestire un numero consistente di note spese nel corso di un mese e si tratta di un’attività che può impegnare molte risorse dell’ufficio del personale e amministrazione. Affidando questa mansione all’esterno, optando per la gestione delle note spese in outsourcing, si può usufruire di una serie di vantaggi:
- Abbattimento dei costi nella gestione delle note spese.
- Maggiore efficienza del processo di validazione e liquidazione delle note spese ai collaboratori.
- Diminuzione del rischio di rimborso di spese non giustificate.
- Controllo e conformità con le policy aziendali.
- Possibilità di recuperare gli importi IVA, che altrimenti vengono imputati a costo
Esternalizzazione gestione note spese: risparmio e professionalità per le aziende
Il consulente esterno per la gestione delle note spese può verificare tutte le note spese, senza doversi limitare a controlli a campione come potrebbe essere costretto a fare un dipendente che deve svolgere anche altre mansioni. Il professionista avrà modo di segnalare all’azienda le eventuali anomalie, correggendole e trovando nuove strategie per fare in modo che non si ripresentino in futuro. Quali sono gli step operativi per una corretta gestione delle note spese in outsourcing?
- Controllo della presenza di giustificativi allegati alla nota spese che rispettino le procedure aziendali, la richiesta o sollecito al dipendente/collaboratore di giustificativi mancanti
- Verifica dei conteggi, segnalazione al dipendente/collaboratore o alla direzione di eventuali anomali e/o errori
- Validazione e contabilizzazione delle note spese
- Individuazione dei giustificativi idonei ai fini IVA
- Trasmissione dei saldi per ogni singolo dipendente alle risorse umane
- Archiviazione della documentazione (elettronica e/o cartacea)
- Attività di report
Gestione note spese dipendenti e trasferte: la rendicontazione delle attività
Ricordiamo che la nota spese è quel documento stilato da un dipendente in cui vengono riepilogate tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo di lavoro, tendenzialmente in trasferta. In allegato devono essere forniti tutti i giustificativi ricevuti al momento delle varie transazioni (ad esempio fatture, ricevute, scontrini, biglietti etc.). Le spese possono essere relative a vitto, alloggio, trasporti e altri servizi ritenuti imprescindibili per svolgere la propria mansione. L’azienda procederà al relativo rimborso.
Affidandosi a dei professionisti per la gestione delle note spese in outsourcing, tutta la parte di verifica dei vari documenti e di rendicontazione sarebbe a carico del consulente esterno, senza gravare sul tempo e sulla disponibilità del personale interno. Si potranno verificare e convalidare le spese in tempo reale e contestualmente i responsabili aziendali saranno in grado di approvarli in modalità di supervisione, senza togliere più di tanto tempo alle proprie mansioni di riferimento.
Software gestione note spese: i sistemi per l’amministrazione agile
Gli esperti si avvalgono di software per la gestione delle note spese, che rendono il lavoro più preciso, snello e professionale. Gi HR Services impiega una piattaforma tecnologicamente avanzata che permette di ottimizzare la gestione di importi, IVA, venditori, date, ma anche gestire i rapporti chilometrici e forfettari. Si potrà poi tutto archiviare in maniera comoda, pratica e digitale, in modo che i documenti siano sempre a disposizione con un semplice clic ogni qualvolta ce ne fosse la necessità.
I software garantiscono anche la possibilità di avere una gestione delle note spese in tempo reale, perfetta per grandi e piccole aziende che necessitano di tenere sempre sotto controllo le varie attività. Si tratta di sistemi altamente professionali e performanti che permettono di rendicontare giustificativi, scontrini e ricevute del personale in trasferta con grande facilità.
Gestione note spese: l’outsourcing completo di Gi HR Services
Gi HR Services fornisce un supporto specifico e completo alle aziende, in grado di soddisfare le varie esigenze con esperienza e professionalità. Flessibilità, sicurezza ed efficienza sono i nostri punti di forza e offriamo un pacchetto outsourcing completo, permettendo così ai nostri clienti di esternalizzare svariate attività.
I nostri esperti si occupano della gestione delle note spese, ma anche di adempimenti payroll, gestione delle presenze e assenze dei dipendenti. Con Gi HR Services vi potrete avvalere di un outsourcing completo e di una gestione integrata dei servizi payroll.
