La gestione delle note spese dei dipendenti e la rendicontazione di tutti i costi di trasferta sono attività abituali all’interno di un’azienda, che richiedono molta precisione e puntualità per garantire conformità normativa ed efficienza operativa.
Affidarsi al giusto HR service partner, adottare strategie e strumenti adeguati possono però rendere i processi semplici ed efficienti, evitando gli errori più comuni. Generalmente le imprese stabiliscono politiche specifiche per la gestione delle note spese, che sono documenti destinati ai dipendenti per indicare loro come portare e presentare i costi sostenuti durante l’esercizio delle loro funzioni lavorative (ad esempio pasti, alloggi, costi di viaggio).
Ogni organizzazione definisce quali sono gli importi rimborsabili e come devono essere documentati (solitamente ricevuta o fattura valida), in modo da mantenere quell’accuratezza necessaria per garantire un ambiente di lavoro equo e trasparente, oltre che per rispettare le varie normative fiscali. Grazie ai più moderni software HR il processo di gestione delle note spese può essere semplificato, digitalizzato e automatizzato, integrandolo anche con altri servizi di outsourcing.
La creazione di un modello di note spese integrato
La creazione di un efficace modello di note spese assicura notevoli vantaggi per un’azienda, ma quali step occorre seguire per definire un modello efficiente e davvero utile a fini interni?
- Elencare tutte le categorie di spese che i dipendenti potrebbero sostenere.
- Identificare i campi necessari per poter approvare e rimborsare la spesa, con la possibilità di allegare le ricevute necessarie.
- Considerare l’integrazione con altri strumenti aziendali, come sistemi contabili e software HR, permettendo una gestione fluida delle note spese dalla registrazione fino al rimborso, attraverso un HR service partner.
- Definire quali sono gli step che compongono il processo dalla presentazione della nota spesa, fino al rimborso del dipendente, passando per le diverse approvazioni necessarie.
- Definire scenari alternativi in caso di elementi mancanti o errori riscontrati nella presentazione della nota spesa.
Un sistema integrato di gestione delle note spese all’interno del software paghe aiuta a facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni tra i vari dipartimenti aziendali, aumentando così la precisione nei rapporti finanziari e rendendo più efficace l’intero processo di retribuzione. Questa modalità consente di centralizzare tutte le informazioni, semplificando e snellendo tutti i controlli e la riconciliazione delle spese in linea con le politiche aziendali.
I vantaggi di una gestione integrata delle note spese
I processi amministrativi possono essere semplificati grazie all’impiego di un servizio integrato di gestione delle note spese, incrementando la produttività e riducendo i costi complessivi. Adottando la migliore ottimizzazione si potrà usufruire di diversi benefici:
- Pianificazione green e gestione sostenibile. Un sistema automatizzato di gestione delle trasferte e delle note spese permette di ottimizzare i costi e contribuisce alla realizzazione di un ambiente aziendale volto alla sostenibilità.
- Semplificazione dei processi di comunicazione, autorizzazione e rendicontazione. L’azienda e i dipendenti possono comunicare in tempo reale: documenti, aggiornamenti e richieste di approvazione possono essere gestiti anche attraverso una app mobile, rendendo così il processo di rimborso e rendicontazione immediato e fluido.
- Gestione paperless e pagamenti cashless. La documentazione cartacea può essere eliminata digitalizzando i giustificativi di spesa e utilizzando pagamenti elettronici, riducendo l’impatto sull’ambiente e aumentando la sicurezza della conservazione dei documenti, che non avranno più bisogno di uno spazio fisico per l’archiviazione.
- Gestione efficace, precisa e conforme alle normative fiscali e aziendali, con un controllo costante e aggiornato delle spese sostenute.
- Con una gestione avanzata delle note spese, i processi amministrativi, dalla contabilità ai rimborsi, diventano più efficienti e precisi. Grazie alla digitalizzazione e all‘analisi dei dati, le aziende possono tenere maggiormente sotto controllo e ottimizzare le proprie spese, prendendo decisioni finanziarie più consapevoli e garantendo una maggiore trasparenza.
Integrazione con il software paghe e altri sistemi in outsourcing
L’integrazione tra i vari sistemi di gestione HR e amministrativa in outsourcing è un valore aggiunto perché consente una gestione automatizzata e centralizzata dei dati, riducendo la probabilità di errori e accelerando i tempi di elaborazione.
Vengono facilitati anche il recupero dell’IVA e il controllo contabile delle spese, tanto che la proposta di un servizio di gestione delle note spese integrato rappresenta un’opportunità di differenziazione e di perfezionamento dei servizi offerti da un outsourcer, migliorando la produttività e riducendo i costi per soddisfare le esigenze di ogni azienda, affidando attività non core a professionisti esperti.
Gestione note spese integrata: i servizi in outsourcing di Gi HR Services
Gi HR Services offre un servizio di outsourcing completo ai clienti: elaborazione di payroll, gestione delle presenze, budget del personale, nota spese, sicurezza sul lavoro, HCM, gestione documentale e soluzioni ad-hoc per l’esternalizzazione dell’ufficio HR.
Affidandoti a un HR Service partner per l’outsourcing delle attività di amministrazione delle risorse umane disporrai di un servizio dedicato, gestito da professionisti esperti che, attraverso un sistema estremamente all’avanguardia, si occuperà per te dei vari processi con il massimo dell’efficienza, permettendoti di focalizzarti sulle attività strategiche e di profitto per il tuo business.
Con il servizio di Gestione Note Spese affiderai ad esperti del settore le attività di controllo e chiusura sul tuo sistema travel, di verifica correttezza delle informazioni inserite dal dipendente con relativo giustificativo caricato, della gestione dell’iter autorizzativo (rapporto dipendente/responsabile) e del passaggio dati per chiusura flusso contabile e ciclo payroll.
