L’esternalizzazione della gestione delle presenze e delle ferie, unita all’avvento delle tecnologie integrate e dei software HR, ha permesso alle aziende di ottimizzare e automatizzare questo tipo di attività, contenendo le inefficienze e il numero degli errori, oltre a ridurre le tempistiche necessarie al loro corretto adempimento.
Gli outsourcing service partner operano in conformità con le normative in vigore e con il chiaro intento di fornire all’azienda un quadro dettagliato della situazione sulle ore effettivamente lavorate dai suoi dipendenti, sui permessi e sulle ferie a disposizione, in modo da poter elaborare correttamente le buste paga. In questo articolo vedremo nel dettaglio i vantaggi della gestione presenze integrata e di una sua corretta sinergia con altri servizi di outsourcing.
Software HR e gestione presenze integrate: un valido supporto per le aziende
L’impiego di un solo software HR permette di semplificare e velocizzare la gestione di presenze, assenze e piano ferie. I sistemi integrati registrano in maniera automatica l’orario di ingresso e di uscita dei dipendenti, ma offrono anche la possibilità di approvare in maniera flessibile e smart la richiesta di ferie e permessi.
I software di timbratura permettono all’azienda di tracciare le presenze dei propri dipendenti, tenendo sotto controllo svariati parametri come le ore di intervallo temporale tra le varie timbrature (e dunque il tempo complessivamente trascorso sul posto di lavoro), le performance dei dipendenti, avendo piena contezza di informazioni come:
- Ore lavorate e straordinari, in modo da avere visibilità dei costi;
- Approvazioni dei cartellini, in modo da evitare i ritardi nel ciclo payroll;
- Lavoratori presenti sul luogo di lavoro o in smartworking, richieste di assenza per ferie o entrata posticipata, in modo da monitorare sia la situazione generale che i casi specifici;
- Ore di presenza e congedo del personale in base al progetto e centro di costo, in modo da calcolare al meglio i costi;
- Ore di lavoro dei dipendenti in trasferta o in full remote.
Questi strumenti, ti permetteranno, inoltre, grazie alle informazioni raccolte di creare report e dashboard di lavoro, per analisi avanzate.
In questo modo i giustificativi approvati vengono inviati direttamente al software di gestione delle presenze, evitando che delle informazioni si possano perdere per strada. Il flusso di lavoro scorre tranquillamente e la flessibilità è garantita: nel pieno rispetto dei cambiamenti normativi si può gestire qualsiasi tipologia di lavoratore e di contratto.
I vantaggi di una gestione presenze integrata
Quando si esternalizza la gestione delle presenze ci si può concentrare maggiormente sulle attività di core business delle imprese, ma si può godere anche di altri numerosi vantaggi come ad esempio:
- Miglioramento immediato dell’efficienza, liberando risorse interne che possono concentrarsi su attività maggiormente strategiche per l’azienda.
- Gestione degli utenti e delle anomalie. Il supporto di software nella gestione degli utenti e delle anomalie riduce il carico di lavoro interno.
- Miglioramento dei processi. L’impianto di gestione delle presenze può essere rivisto e ottimizzato in base alle necessità, facendo in modo che il sistema sia il più efficiente possibile.
- Pubblicazione e importazione. L’importazione di saldi, ferie e permessi, ma anche la pubblicazione di cedolini e certificazioni viene facilitato da una gestione integrata, facendo in modo che tutti i documenti vengano elaborati correttamente.
- Elaborazione e reportistica. La gestione integrata consente di elaborare i cartellini e i dati relativi alle presenze in modo tale che siano pronti per l’importazione nei sistemi di paghe, mantenendo un controllo costante e dettagliato sulle ore lavorate.
- Continuità dell’attività e memoria storica, evitando vacancy o assenza del personale dedicato.
- Riduzione del margine di errore.
Gestione presenze in outsourcing: il servizio di Gi HR Services
Scegliere Gi HR Services come Partner per la gestione delle assenze e presenze permetterà alla tua azienda di muoversi in totale serenità, optando per una soluzione flessibile, precisa ed efficiente.
Sarai, così, alleggerito da quei compiti complessi che richiedono un importante effort in termini di tempi e costi, potendo concentrare le tue energie verso attività strategiche e le sfide cui sei chiamato a rispondere.
Ridurrai il margine di errore, migliorando l’efficienza e l’accuratezza del ciclo payroll, monitorando e ottimizzando le spese legate al personale.
