Le spese di trasferta rappresentano un costo non indifferente per molte aziende e proprio per questo motivo devono essere gestite e controllate con molta attenzione. I dipendenti, infatti, possono risultare fuori sede per i più svariati motivi (ad esempio corsi e incontri di business).
Le spese di trasferta maturano nel caso in cui un dipendente svolga la propria mansione in una sede di lavoro diversa da quella stabilita dal contratto di assunzione. Può risultare esclusivamente occasionale e temporanea, per un periodo di tempo più o meno lungo (ma non permanente), in Italia o all’estero.
Per quanto riguarda i collaboratori, se la sede di lavoro non è definita, si fa riferimento, per convenzione, al luogo di residenza. La gestione delle spese di trasferta ricopre un asset importante dell’attività aziendale ed è bene svolgerla in maniera smart, con il supporto di professionisti e di tool che agevolino le diverse operazioni.
Come risparmiare sulle spese di trasferta
Le spese di trasferta possono essere contenute grazie a una buona pianificazione. Ad esempio, molte strutture ricettive offrono sconti per chi prenota in anticipo, stipulano convenzioni e riservano prezzi agevolati per i gruppi: scegliendo con attenzione la tipologia di alloggio e le varie opzioni di soggiorno, si potranno ottimizzare i costi.
Stilare una travel policy permette alle aziende di definire subito regole chiare con i propri dipendenti, ad esempio su come gestire il rimborso chilometrico, quali sono le spese consentite e i tetti massimi per le varie spese, entro quando vanno inviati scontrini e fatture.
Le spese possono essere controllate in tempo reale e infatti si può anche chiedere ai lavoratori di inserire le spese aziendali immediatamente, sfruttando anche i servizi di alcuni software che agevolano la gestione delle spese di trasferta. Finite le attività fuori sede, gli addetti alla gestione delle spese potranno verificare tutti i costi, rilevare anomalie e definire delle migliorie per il prossimo futuro.
La gestione smart delle spese di trasferta: il ruolo del travel mobility manager
Le aziende sono sempre più attente al contenimento dei costi e al miglioramento della gestione operativa interna. L’ottimizzazione delle spese è una delle principali priorità di un Travel Mobility Manager, ovvero un professionista che si occupa dell’organizzazione della mobilità aziendale. La gestione delle spese di trasferta può risultare più smart se ci si avvale del tool giusto, che sia altrettanto smart e che renda più snella l’organizzazione quotidiana della mobilità aziendale.
Un buon numero di travel manager ha deciso di digitalizzare almeno la gestione delle prenotazioni e dei pagamenti. Non tutti, però, hanno digitalizzato i processi, motivo per cui il controllo dei costi risulta, in alcune circostanze, un po’ macchinoso e poco veloce. Automatizzare, quanto più possibile, i processi di pagamento e di gestione finanziaria, inerenti alle spese di trasferta, permette di controllare in tempo reale tutti i costi sostenuti, evitando così che ci siano delle carenze riguardanti le spese effettuate.
Adottando una moderna piattaforma per la gestione delle spese di trasferta e di mobilità, le aziende possono offrire ai dipendenti l’opportunità di pagare treni, voli aerei oppure hotel con delle carte di pagamento collegate a un’unica app mobile, consentendo un controllo in tempo reale delle spese. Diventa così possibile eliminare gli anticipi di cassa, nonché, nel caso delle soluzioni migliori, poter contare su una piattaforma integrata con l’intero ecosistema software aziendale.
Non va inoltre sottovalutata, l’immagine che l’azienda dà di sé al proprio team, quella di un’organizzazione all’avanguardia, che investe in soluzioni innovative per sé e per facilitare la comunicazione e la gestione delle operazioni dei propri lavoratori.
I servizi di Gi HR Services per la gestione delle note spese
Gi HR Services si occupa della gestione delle note spese in outsourcing. La soluzione adottata permette di organizzare completamente le trasferte, rilevare le spese per ogni singolo dipendente, gestire in automatico le regole delle politiche di viaggio aziendali, gestire i pagamenti elettronici, analizzare ed effettuare report mirati.
Il servizio proposto da Gi HR Services prevede oltre alla messa a disposizione della tecnologia utile ad una gestione automatizzata delle trasferte e note spese, anche l’attività di controllo dei giustificativi e della congruenza delle voci di spesa caricate dai dipendenti. Il servizio di controllo delle note spese in outsourcing di Gi HR Services permette all’azienda di sgravare completamente i propri addetti delle Risorse Umane, dall’attività di verifica dei giustificativi, di chiusura delle note spese pending e il passaggio delle informazioni corrette verso la contabilità per le opportune registrazioni, permettendo loro di concentrarsi sulle attività di Core Business con efficacia e focus.
