Il Team HR ricopre un ruolo sempre più strategico all’interno delle aziende e gli Human Resources Information Systems (HRIS) sono cresciuti sensibilmente negli ultimi anni e, insieme ad essi, è mutato il ruolo dei responsabili delle risorse umane nelle singole organizzazioni.
Le figure HR di oggi si occupano dell’amministrazione quotidiana e dell’analisi dei dati per garantire un’efficace gestione della forza lavoro, si interessano del coinvolgimento e del benessere dei dipendenti, oltre che degli sviluppi di carriera e dei processi di selezione di nuovo personale. Insieme a queste attività, studiano piani per migliorare l’employer branding, l’employee retention e reputation. Un ruolo strategico per garantire la resilienza e la crescita dell’organizzazione stessa.
Vi sono, poi, attività non prettamente core e strategiche, che i dipartimenti HR sono chiamati a svolgere: gestione delle presenze/assenze, del payroll, delle note spese per le trasferte, la gestione documentale e del folder dipendente etc.
Avvalersi di un HR Service Partner per l’esternalizzazione di queste ultime è il passo fondamentale da compiere per poter permettere al Team HR di dedicarsi alle attività davvero strategiche per la crescita del business.
Il secondo passo, altrettanto fondamentale, è la scelta degli strumenti di cui avvalersi: un software HR flessibile ed efficiente permetterebbe di svolgere al meglio anche le attività non core e strategiche, come quelle sopra citate; trovare la giusta piattaforma, tuttavia, non è semplice: quali sono le domande da porsi per arrivare alla scelta migliore?
Come scegliere un software per la gestione delle risorse umane
L’organizzazione interna delle aziende sta mutando radicalmente e la digital transformation sta rendendo necessario l’adeguamento dei sistemi di gestione e amministrazione in ambito HR. Tra i requisiti fondamentali di un software impiegato dal team delle risorse umane, figurano la facilità di utilizzo, l’accessibilità da parte degli utenti e la possibilità di reperire le informazioni utili su un’unica piattaforma.
Il gestionale deve, quindi, saper rispondere alle specifiche necessità aziendali, rendendo più snelli tutti i processi e permettendo di eliminare, nel limite del possibile e ove consentito, file e documenti, a volte diversi tra loro o parzialmente aggiornati, a favore di un’unica soluzione.
Questo garantirà molta più facilità e comodità nel reperire e compilare le informazioni necessarie, anche la messa in sicurezza delle informazioni stesse, sia per quanto riguarda la continuità delle operazioni, sia per quanto riguarda la information security e l’accesso ai soli utenti autorizzati.
L’adozione di un software HR può anche contribuire a migliorare l’immagine dell’azienda agli occhi del personale e rendendola più innovativa, organizzata, sicura ed efficiente all’esterno, incrementando il livello di fiducia in essa.
Protezione dei dati, information security e conformità al GDPR
La sicurezza e protezione dei dati, all’interno di un’azienda, è un tema sempre più di attualità e di estrema importanza. I professionisti HR trattano una massiva mole di informazioni sensibili, di cui sono garanti. Per questo motivo è fondamentale che ogni organizzazione acquisisca un approccio sempre più orientato alla maturazione della consapevolezza, all’individuazione dei rischi ed al miglioramento continuo del presidio del proprio perimetro per garantire la sicurezza dei dati delle risorse umane e delle proprie informazioni.
Questo passa anche dall’utilizzo di uno strumento come un software HR conforme alla ISO/IEC 27001, lo standard, riconosciuto a livello internazionale, per la gestione della information security. Un altro tassello da tenere in grande considerazione è la conformità al GDPR, il Regolamento Europeo per il trattamento e la privacy dei dati sensibili.
Assicurarsi che il software HR di cui ci si avvale sia compliant a quest’ultimo, permetterà all’azienda e ai suoi dipendenti di operare in totale serenità e massima trasparenza. In un mercato sempre più competitivo per qualsiasi settore, inoltre, comunicare la propria conformità al GDPR dimostrerà a clienti e stakeholder di avere un partner solido, che valuta con serietà la privacy delle informazioni di cui è in possesso e li elabora in una maniera corretta e sicura.
L’importanza della tecnologia e uno sguardo al futuro
Le soluzioni software HR cloud native sono ormai uno standard, ma non tutti i sistemi sono uguali ed è importarti assicurarsi che la soluzione scelta adotti la tecnologia più recente e completa. Risulta rilevante chiedersi se il sistema sia multi-tenant, se la piattaforma può scalare automaticamente e se viene aggiornata con le nuove funzionalità non appena vengono rilasciate.
I migliori sistemi HR, inoltre, dispongono anche delle proprie app mobili native, smart e user friendly, per facilitare la comunicazione e le operazioni dei dipendenti.
Nell’adozione di un software per le risorse umane è rilevante anche guardare al futuro: la nuova soluzione è scalabile e saprà soddisfare le esigenze, nel breve e medio periodo, anche con l’introduzione di nuovi processi aziendali e linee di business.
I servizi di Gi HR Services in outsourcing
Gi HR Services è l’HR Services Provider ideale per l’outsourcing delle attività di gestione e di amministrazione delle risorse umane per i propri partner. Implementiamo la tecnologia e suite Zucchetti, leader nello sviluppo di software dedicato al mondo delle risorse umane, di cui siamo Top Service Partner, accompagnando le aziende in un progressivo processo di digital transformation.
Essere Top Service Partner Zucchetti, significa aver ottenuto e mantenere da parte di Zucchetti la certificazione sulle competenze e conoscenze che riguardano il migliore utilizzo della tecnologia da parte del personale designato al Servizio. Solo poche strutture in Italia possano vantarsi di tale risultato.
Le soluzioni offerte da Gi HR Services coprono completamente la sfera dell’HR Outsourcing. Gli esperti assicurano un supporto ottimale alle aziende, offrendo così ai team HR e al loro management, la possibilità di dedicarsi esclusivamente alle attività prettamente core e strategiche per l’azienda.
