Le aziende sono obbligate, secondo la Legge n. 4 del 5 gennaio 1953, a consegnare la busta paga ai propri dipendenti, rispettando specifiche modalità e tempi ben definiti dalla normativa in vigore. Attraverso il cedolino un lavoratore può conoscere come è stata calcolata la sua retribuzione, oltre a sapere quali sono le trattenute fiscali e contributive, i permessi, le ferie maturate e l’entità del TFR.
Una corretta procedura di elaborazione dei payroll, che segua scrupolosamente le indicazioni in materia, quindi, aiuta le organizzazioni ad adempiere ai propri doveri e ad assecondare un diritto del lavoratore.
I tempi di consegna del cedolino paga
I datori di lavoro sono tenuti a consegnare il cedolino paga ai dipendenti al momento della corresponsione della retribuzione, sempre secondo la già citata legge n. 4 del 5 gennaio 1953. La norma non è però chiara nel determinare entro quando debba avvenire l’invio del payroll e, per questa ragione, ci sono state diverse interpretazioni da parte delle aziende, che hanno fatto riferimento ad altre fonti.
Il Libro Unico del Lavoro (istituito nel 2008) prevede che la consegna del prospetto paga avvenga entro la fine del mese successivo a quello di competenza. I Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro, invece, prevedono di far coincidere il termine massimo entro il quale consegnare al dipendente la busta paga, con il termine ultimo per il versamento dello stipendio, come previsto dal CCNL di riferimento.
Come le aziende possono consegnare i cedolini paga?
- Via e-mail o via PEC intestata al lavoratore. Nel primo caso l’azienda deve dotarsi di strumenti che consentono di dimostrare la consegna avvenuta.
- Via mano, con l’obbligo di firma della busta paga da parte del lavoratore sulla copia che l’azienda deve conservare come dimostrazione dell’avvenuta consegna.
- Utilizzando Sistemi e/o software dedicati, all’interno di un’area riservata e accessibile soltanto al dipendente intestatario tramite l’utilizzo di nome utente e password. L’azienda dovrà dotarsi di strumenti che attestino l’effettivo caricamento del documento.
Cosa succede se non si consegna il cedolino paga?
Sono previste delle sanzioni per le aziende che non consegnano i payroll ai dipendenti, anche in caso di ritardo, omissione o inesattezza delle registrazioni. L’entità delle misure cambia a seconda che il datore di lavoro adempia all’obbligo consegnando una busta paga oppure una copia delle scritturazioni del Libro Unico del Lavoro.
Nel primo caso, infatti, l’adempimento mancato è regolamentato dall’articolo 5 della legge n. 4 del 1953: sanzione amministrativa da 150 a 900 euro, aumentata a un importo compreso tra 600 e 3.600 euro, se si riferisce a più di cinque lavoratori o a un periodo superiore a sei mesi, incrementata a una cifra tra 1.200 e 7.200 euro, se riguarda più di dieci dipendenti o un periodo maggiore di dodici mesi.
Nel secondo caso, invece, l’ammontare delle sanzioni è disciplinato dalla Legge n. 133 del 2008 che prevede: multa pecuniaria da 150 a 1.500 euro, sanzione da 500 a 3.000 euro se si riferisce a cinque lavoratori o a un periodo oltre i sei mesi, ammenda da 1.000 a 6.000 euro nel caso di dieci dipendenti o periodo maggiore a dodici mesi.
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