L’intelligenza artificiale sta assumendo un ruolo sempre più centrale all’interno delle aziende e rappresenta un valido supporto all’attività lavorativa umana. Alcune soluzioni tecnologiche permettono infatti di automatizzare mansioni il cui valore non è centrale per lo sviluppo dell’azienda e che possono risultare ripetitive, sottraendo tempo prezioso alle risorse umane.
L’introduzione dell’automazione robotica dei processi HR ha aumentato l’efficienza e ridotto i tempi e costi delle varie operazioni di gestione e i rischi di errore umano, oltre a migliorare il trasferimento dei dati e ad aumentare la sicurezza informatica. La Robotic Process Automation aiuta i professionisti del settore HR a garantire un lavoro orientato al valore e incentrato sull’uomo.
Cos’è la RPA? Tecnologia al servizio delle imprese
La Robotic Process Automation (RPA) adotta delle tecnologie di automazione per svolgere attività molto pratiche e ripetitive, o che coinvolgono un grande quantitativo di dati e informazioni da trattare. Tra i compiti principali figurano ad esempio la compilazione di documenti e moduli, lo spostamento di file e l’estrazione di dati. La cosiddetta robotica software combina dunque API e interazioni con l’interfaccia utente e implementa script che emulano i processi umani, per svolgere mansioni molto operative e ripetitive.
La RPA esegue attività con volume elevato, permettendo alle risorse umane di potersi concentrare su attività più complesse e strategiche e che richiedono skill di elevata caratura. In questo modo vengono velocizzati gli sforzi di trasformazione digitale, ottimizzando tempi e costi.
Come funziona la RPA? I passaggi di riferimento
Le funzionalità principali che devono includere gli strumenti software RPA per il mondo HR sono sostanzialmente tre:
- Integrazione con applicazioni aziendali.
- Configurazione, monitoraggio, sicurezza.
- Funzionalità a basso contenuto di codice per creare script di automazione.
Le tecnologie di automazione, accedendo alle informazioni mediante i sistemi legacy e integrazioni con altre applicazioni, possono comportarsi in modo simile a un professionista, eseguendo attività di routine. Il vero valore di una RPA risiede nelle sue rapide e semplici integrazioni di front-end.
I principali vantaggi della RPA nel mondo HR: dal risparmio alla soddisfazione dei clienti
- Flessibilità, per un’azienda che non prevede nuove risorse dedicate ad una determinata attività.
- Reazioni rapide e riduzione dei tempi di processo, per azioni che necessitano di essere svolte nel minor tempo possibile e con personale occupato in altre mansioni.
- Maggior focus sul proprio core business, potendo svolgere le attività HR operative e ripetitive a strumenti di RPA.
- Risparmio sui costi, riducendo il carico di lavoro per il personale, che può così essere riassegnato ad altre mansioni prioritarie.
- Processo di progressiva digitalizzazione HR, nel rispetto della propria realtà, potendo adattare questi strumenti alle proprie esigenze in maniera modulare.
- Soddisfazione del cliente, poiché gli strumenti di RPA possono lavorare 24 ore su 24, riducendo così i tempi di attesa.
- Soddisfazione del personale. I dipendenti potranno concentrarsi su processi decisionali più strategici, aspetto che renderà l’attività lavorativa più gratificante.
- Minore rischio di errore umano, accuratezza e conformità. La RPA segue flussi di lavoro HR specifici e regole predefinite, riducendo l’errore umano. Inoltre, fornisce anche una traccia di controllo, che permette di monitorare i vari processi e di risolvere rapidamente eventuali problemi.
- Meno codifica. Non è necessariamente richiesto uno sviluppatore per la configurazione, poiché le funzioni di trascinamento rendono semplice l’onboarding di personale non tecnico.
Come RPA può supportare il settore delle risorse umane
Secondo uno studio di McKinsey, più del 50% delle interazioni che un professionista delle risorse umane ha con un singolo membro del personale è adatto all’automazione con la RPA. I Team HR sono attivi in processi ripetitivi e basati su regole, come adeguamenti e controlli delle buste paga, verifica saldo e autorizzazione alle ferie, gestione dei processi di selezione e onboarding, exployee experience e analisi delle performance: la tecnologia può gestire questi compiti, consentendo agli addetti di concentrarsi su impieghi altamente strategici.
La Robotic Process Automation può supportare anche i team dedicati al recruiting, automatizzando la pubblicazione degli annunci di lavoro, vagliando i CV e programmando gli appuntamenti. In questo modo i professionisti avranno più tempo per concentrarsi sui colloqui e sull’effettiva selezione del personale.
La registrazione dei dati e la loro archiviazione in formato digitale può essere gestita da strumenti tecnologici, evitando errori e inconvenienti. La riduzione dei costi è un’altra tematica: la RPA può supportare le aziende a scalare, ma anche colmare il divario tra il software legacy e i nuovi strumenti, consentendo ai team di ridurre i costi di investimento in nuovi strumenti.
I servizi in outsourcing di Gi HR Services
Gi HR Services è l’HR Service Partner ideale per le aziende che necessitano di un supporto in outsourcing per la gestione di tutte le attività di amministrazione del personale, in cui normalmente sono coinvolti i team delle risorse umane.
Si tratta di compiti spesso soggetti a importanti effort, sia in termini di tempo che di costi, come payroll, assenze/presenze/ferie, budget del personale, nota spese, gestione del folder dipendente e documentale, parco auto, compliance e controllo fornitori, gestione degli asset di lavoro e progetti ad-hoc per la gestione dei processi amministrativi HR in outsourcing.
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