Gi HR Services garantisce soluzioni in outsourcing per semplificare la gestione dei giustificativi e delle note spese. Si tratta di un servizio particolarmente vantaggioso per le aziende, che decidono di esternalizzare questa pratica in modo da trarre importanti benefici e risparmiare tempo. La gestione esterna delle note spese dei dipendenti permette di delegare alle nostre figure qualificate ed esperte tutte le attività di questo processo.
Gi HR Services segue l’intero processo in maniera modulare: dalla verifica delle policy aziendali previste dai clienti, passando per la contabilizzazione della nota spese, fino alla gestione delle anomalie e alla conservazione digitale a norma dei giustificativi. La ricezione delle note spese è possibile sia in forma cartacea, tramite la preparazione dei documenti e la successiva scansione, oppure in formato digitale.
Outsourcing note spese: la gestione esterna che agevola le aziende
Gi HR Services riceve le note spese dai dipendenti e prepara tutti i relativi documenti. I nostri esperti verificano che tutto sia svolto nel rispetto della policy stabilita dall’azienda cliente, segnalando eventuali anomalie. I professionisti della gestione note spese in outsourcing segnalano eventuali anomalie e, al termine di tutte le verifiche, registrano i documenti nel sistema di contabilità del cliente. Le note spese e i giustificativi verranno conservati fino al termine della scadenza prevista dalla normativa in vigore.
I vantaggi di affidare la gestione delle note spese in outsourcing sono innumerevoli: maggiore efficienza nel processo di validazione e liquidazione della nota spesa, controllo e rispetto dei limiti imposti dalle policy aziendali, abbattimento dei tempi di gestione, riduzione del rischio di rimborso spese errate o non giustificate, riduzione dei costi e diminuzione delle complessità legate alla gestione cartacea, ottimizzazione dell’attività di recupero dell’IVA ed elevata qualità della performance.
Gestione note spese dipendenti: la professionalità di un servizio esterno
Un consulente che gestisce in outsourcing le note spese garantisce all’azienda una verifica totale, segnalando le anomalie riscontrate in fase di controllo. Il suo ruolo strategico prevede che verifichi se le policy adottate dalle aziende siano efficaci per garantire il minor margine di errore possibile e per facilitare i dipendenti nella compilazione delle note spese e dei vari documenti che vanno allegati.
Il professionista a cui è affidata la gestione esterna delle note spese verifica i conteggi, segnala eventuali anomalie ed errori, valida e contabilizza le note spese, individua i giustificativi idonei ai fini IVA, segue l’archiviazione della documentazione e tutta la fase di reportistica. L’esternalizzazione delle note spese può essere considerata un’attività strategica per le aziende, in grado di liberare risorse, migliorare i processi e ottenere notevoli benefici in termini di risparmio.
Gestione spese trasferte: i software per l’amministrazione delle note spese
I software per la gestione delle note spese vengono utilizzati con frequenza dagli esperti, poiché rendono il lavoro più preciso, snello e professionale. Gi HR Services si avvale di una piattaforma che permette di ottimizzare la gestione di importi IVA, fornitori, date. Il consulente può archiviare in maniera comoda, pratica e digitale: in questo modo i documenti saranno sempre a disposizione ogni qualvolta se ne avrà bisogno.
I software garantiscono anche la possibilità di avere una gestione delle note spese in tempo reale, perfetta per grandi e piccole aziende. Questi strumenti permettono di rendicontare giustificativi, scontrini e ricevute del personale in trasferta con grande facilità. Spese di viaggio, vitto, alloggio, trasferimenti, rimborsi chilometri potranno essere gestiti in totale tranquillità.
Come migliorare la gestione delle note spese
- Automatizzare il processo. Una digitalizzazione della gestione delle note spese agevola il compito al consulente in outsourcing.
- Fare conoscere e diffondere le policy aziendali, evitando così che i dipendenti non rispettino alcuni paletti imposti e risparmiando tempo nella fase di verifica e rendicontazione.
- Se si seguiranno alcune semplici regole, si avrà modo anche di ridurre i tentativi di frode, analizzare le spese riconoscendo quali sono le attività più costose, recuperare facilmente l’IVA.
Un partner come Gi HR Services aiuterà la tua azienda nella gestione delle note spese garantendo esperienza, professionalità e un know-how approfondito in materia, assicurando tutti i vantaggi previsti dallo svolgimento di questa attività in outsourcing.
