La Payroll Security deve ricoprire un ruolo importante all’interno delle aziende. L’elaborazione di buste paga e cedolini richiede il coinvolgimento di una grande quantità di dati personali ed è proprio per questo motivo che le imprese devono dare la massima priorità alla sicurezza.
Se un hacker dovesse entrare nel sistema aziendale avrà accesso agli indirizzi dei dipendenti, a informazioni sui conti bancari, a numeri di previdenza sociale. Attacchi informatici di questo tipo posso generare gravi danni economici per le imprese e proprio per questo motivo bisogna agire in maniera proattiva, adottando misure che permettano di salvaguardare i dati sensibili.
Gi HR Services è il partner di riferimento per aziende che desiderano esternalizzare la gestione dei payroll, usufruendo di precisione e sicurezza sulle buste paga. Questa soluzione in esterna è ideale per quelle aziende che vogliono alleggerirsi di alcune incombenze contabili. Riportiamo una serie di consigli, rilanciati anche dall’autorevole testata Forbes, su come migliorare la Payroll Security.
Sicurezza sulle buste paga: le prime attività da svolgere
- Eseguire un controllo di sicurezza sul libro paga. Inizialmente si potrà chiedere a ciascun membro del team di lavoro di spiegare cosa fa quotidianamente, in modo da fare luce sulle pratiche di sicurezza giornaliera. In questo modo si determinerà se ci sono state violazioni di sicurezza in passato, permettendo di capire il motivo per cui si sono verificare e di fare in modo di prevenirle nel prossimo futuro.
- Insegnare ai dipendenti a utilizzare il sistema di gestione degli stipendi. Fare capire al team come utilizzare correttamente il software che elabora i payroll e fare comprendere le sue funzionalità di sicurezza è il primo passo da fare per perseguire la Payroll Security. In questa fase è determinante spiegare chiaramente come i dipendenti possono proteggere le informazioni sensibili, come ad esempio i propri indirizzi e i numeri di previdenza sociale.
- Aggiornare costantemente il software delle buste paga. Ogni rilascio può infatti aiutare a prevenire le varie minacce alla sicurezza. Se i dipendenti sono in possesso di dispositivi individuali che devono essere aggiornati, allora vanno informati immediatamente e si deve verificare che abbiano completato gli aggiornamenti. L’ideale è scegliere un software che si aggiorni automaticamente, senza dover eseguire questa pratica manualmente.
Payroll security: come proteggere i dati dei dipendenti
- Richiedere ai dipendenti di cambiare le proprie credenziali di accesso ogni 60-90 giorni. Questa strategia può aiutare a ridurre al minimo il rischio di violazioni e accessi indesiderati. Bisogna incoraggiare i lavoratori a utilizzare password complesse, composte da una combinazione di lettere maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali. Risulta molto importante anche configurare l’autenticazione a più fattori.
- Limitare l’accesso al payroll system. Non tutti i dipendenti hanno bisogno di accedervi, è sufficiente che sia accreditato chi opera nei dipartimenti delle buste paga e delle risorse umane, oltre al gruppo dirigente. Chi ha l’accesso al software di elaborazione dei payroll deve avere seguito un programma di formazione focalizzato sulla sicurezza.
- Ridurre l’impiego dei dati sensibili. Per mantenere un elevato grado di sicurezza è importante che le informazioni riguardanti dipendenti, collaboratori, fornitori restino riservate e protette dal sistema informatico, evitando il più possibile la pubblicazione e la diffusione.
- Rafforzare la sicurezza informatica, installando un firewall per bloccare l’accesso non autorizzato ed eseguendo regolarmente il backup dei dati. Non va dimenticato di crittografare i dati sensibili, incoraggiando i dipendenti a disconnettersi dal sistema di gestione degli stipendi prima di lasciare la postazione di lavoro.
- Proteggere i dati fisici presenti sui payroll. Le aziende si muovono sempre più in maniera digitale, ma i file cartacei sono ancora presenti e dunque è importante che vengano archiviati con la massima sicurezza.
Il supporto di Gi HR Services per le aziende e il servizio di payroll outsourcing
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