Avere delle policy corrette per gestire le assenze dei dipendenti in modo efficace è molto importante all’interno di un’azienda. Essere in possesso di regole ben precise permette infatti di ridurre difficoltà riguardanti la produzione e la presenza delle risorse umane sul posto di lavoro in determinati momenti dell’anno, di contenere conflitti di programmazione e disaccordi sulla richiesta delle ferie, di evitare un aumento delle assenze non pianificate a breve termine e di garantire il benessere dei dipendenti.
È fondamentale, infatti, trovare il giusto equilibrio nella gestione delle assenze, mantenendo il coinvolgimento e la soddisfazione del personale ed evitando che alcuni processi aziendali subiscano ritardi o interruzioni nei periodi di ferie per mancanza di forza lavoro. Guardiamo nel dettaglio come rivedere e migliorare la propria policy in materia e ottenere importanti vantaggi sul breve e lungo periodo: è importante procedere con anticipo ad inizio anno e rispetto ai canonici periodi di ferie che osserviamo in Italia come, ad esempio, l’estate o le Festività Natalizie.
Per questo motivo, uno dei compiti fondamentali degli HR è assicurarsi che le policy su congedi per malattia, disciplinari e reclami, salute e sicurezza, ferie e festività, siano aggiornate. I sistemi software per le risorse umane offrono un portale centrale dove è possibile accedere agevolmente alle varie linee guida e policy.
I responsabili del Team HR, inoltre, dovranno conoscere i periodi di maggior picco di lavoro di ogni singolo team, in modo da poter gestire correttamente e in maniera efficace anche eventuali sostituzioni dovute alle assenze per ferie.
L’importanza della policy sulle assenze in azienda
Il Team HR ha il compito di assicurarsi che la policy sulle assenze sia scritta in maniera chiara e semplice, ma anche che sia accessibile a tutti i dipendenti dell’azienda. Il modo migliore è quello di caricarla su un portale HR o sulla Intranet dell’Organizzazione, insieme a tutti i documenti associati, in modo che il personale possa trovare facilmente tutte le informazioni di cui ha bisogno.
Le piattaforme HR con moduli di gestione delle assenze automatizzati e integrati permettono ai manager di avere a disposizione una panoramica sulle assenze delle risorse umane, riuscendo così a organizzare per tempo l’attività in quei periodi. La pianificazione anticipata, infatti, è fondamentale.
Un compito del manager HR è quello di gestire le ferie in modo equo. Se dovessero esserci domande contrastanti o troppe richieste nelle stesse date, allora occorrerà cercare di conciliare le priorità aziendali con quelle dei collaboratori. Non bisogna favorire alcuni dipendenti rispetto agli altri ed è importante evitare che si crei del malumore all’interno del team.
I suggerimenti per un piano ferie funzionale
Sostenere un approccio flessibile alle richieste di ferie è la chiave di volta per soddisfare le persone direttamente coinvolte e garantire che sia le esigenze aziendali, sia il benessere del personale siano soddisfatti. Si può anche concedere ai manager delle varie aree di allentare le regole in casi particolari, avendo un punto di vista più concreto per poter prendere decisioni in base alle effettive esigenze dei dipendenti in determinati periodi dell’anno.
I sistemi di gestione delle assenze aiuteranno l’intera organizzazione. Va fatta molta attenzione alle assenze non pianificate e a breve termine, perché potrebbero essere la causa del cattivo equilibrio tra lavoro e vita privata, di stress sul posto di lavoro, del disimpegno e del burnout dovuti a carichi troppo elevati: pianificare dei colloqui di rientro al lavoro servirà a comprendere cosa sta accadendo e se ci sono delle criticità specifiche.
L’importanza del modulo presenze e l’elaborazione dei piani ferie
Per gestire i periodi in cui sono concentrate la maggioranza delle assenze per ferie e monitorare le presenze dei dipendenti durante l’anno, i dipartimenti HR necessitano dei giusti sistemi che li aiutino a semplificare anche aspetti riguardanti il congedo retribuito e non e le varie tipologie di permessi.
Una funzionalità molto pratica dei sistemi HR, dedicata proprio ai Team delle Risorse Umane è il modulo presenze, un portale che ottimizza i processi di gestione. Gli addetti del Team HR sono chiamati a gestire le presenze e assenze di tutti i dipendenti, in modo da garantire loro un giusto periodo di pausa e, allo stesso tempo, assicurare la continuità di tutte le attività.
I responsabili delle Risorse Umane, insieme ai membri del Management, sono chiamati ad invitare tutti i dipendenti ad indicare, secondo le tempistiche e le scadenze date dall’organizzazione, i periodi in cui vorrebbero godere delle proprie ferie. In questo modo l’azienda può organizzare in anticipo il piano di presenze/assenze su base annuale e i dipendenti possono programmare non solo le proprie attività lavorative ma anche quelle private.
Nella gestione delle ferie è importante avvalersi di un sistema HR che rispecchi l’identità aziendale e il modo in cui funziona l’organizzazione. Va tenuto presente che le soluzioni per le risorse umane più efficaci vengono utilizzate dall’intera azienda, soprattutto quando si tratta di gestione delle presenze/assenze.
L’utilizzo di un software HR per i piani ferie
Per la pianificazione e la gestione delle ferie dei dipendenti è consigliabile utilizzare un software gestionale delle presenze e dei piani ferie, il quale permette di avere sempre un quadro completo e aggiornato della situazione.
I software HR di ultima generazione (employee self-service) permettono ai dipendenti di inviare facilmente la propria richiesta di ferie e, al Team delle risorse umane, di controllare agevolmente l’effettiva disponibilità di personale per una determinata Area nei giorni richiesti.
In questo modo è possibile tenere sotto controllo la richiesta, approvarla e monitorare il numero di dipendenti presente in azienda per decidere se concedere il permesso. Dall’altra parte, i dipendenti, potranno verificare lo stato delle proprie richieste e ricevere una notifica per ogni aggiornamento a riguardo.
Gestione presenze e assenze: i servizi di Gi HR Services
Gi HR Services è il partner ideale per supportare le aziende che desiderano gestire efficacemente le presenze/assenze dei propri dipendenti durante tutto l’anno. Aiutiamo i team HR ad automatizzare le operazioni di controllo e chiusura dei cartellini, accedendo a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa dei dipendenti.
Tale servizio di gestione delle presenze in outsourcing è molto apprezzato dalle aziende, poiché mette in sicurezza un processo indispensabile alla corretta elaborazione delle buste paga, evitando inefficienze ed eventuali scoperture di attività legate ad assenze del personale interno all’azienda.
Affidandosi a un HR Service partner per l’outsourcing delle attività di HR Administration si disporrà di un servizio dedicato di professionisti esperti che, attraverso un sistema estremamente all’avanguardia, gestirà per te i processi legati alle assenze/presenze con il massimo dell’efficienza, permettendoti di dedicarti alle attività strategiche e di profitto per il tuo business.
