L’elaborazione delle buste paga richiede grande attenzione e precisione, supportate da competenze professionali nell’ambito dei payroll. Questa attività è basilare nelle aziende e necessita di grande rigore, per evitare errori nella retribuzione dei dipendenti.
La gestione dei payroll prevede una serie di attività con vario grado di complessità che, se non eseguite correttamente, possono portare anche a sbagli e a conseguenti perdite economiche, che comunemente vengono definite con Payroll Leakage.
Questo termine definisce la spesa o il mancato guadagno di un’azienda dovuto all’inefficienza delle buste paga, ovvero la perdita economica causata da errori nel corso del processo. A volte le aziende possono riscontrare delle difficoltà nell’individuare le proprie aree di inefficienza perché alcune pratiche sono così radicate nel sistema organizzativo, tanto da non essere percepite come fonti di perdite economiche reali.
Quali sono gli errori più comuni nell’elaborazione delle buste paga?
Un errore di calcolo relativo alla retribuzione è uno dei passi falsi che si possono verificare nella gestione dei payroll, sia per i lavoratori con stipendio fisso che per quelli a ore. Gli scenari sono molteplici:
- Sovrapagare o sottopagare i dipendenti
- Detrazioni errate
- Emolumenti retroattivi inesatti
- Mancanza della prima busta paga per i nuovi assunti
- Detrazione dell’importo errato per i benefit o altre detrazioni in busta paga
- Pagamento improprio di dipendenti in congedo per invalidità o per altre causali
- La classificazione errata di dipendenti e fornitori
- Calcolo errato o mancato pagamento degli straordinari
Va ricordato, inoltre, che indennità e bonus di vario genere, vanno riportati correttamente nei cedolini, un altro ambito che, comunemente, cela errori.
Infine, occorre prestare la massima attenzione nel rispettare le tempistiche della presentazione della documentazione (si rischiano sanzioni) e nell’utilizzo dei corretti codici fiscali per ciascun collaboratore. Un altro errore abbastanza comune si riscontra nell’inserimento dei dati, tra cui la mancata corrispondenza tra dipendente e numero di previdenza sociale.
Quali sono le cause dell’inefficienza del payroll e come evitarle
L’assenza di processi automatizzati nella gestione dei payroll può portare a delle inefficienze. Tra le cause figurano inesattezze nel calcolo di benefit, straordinari e altre voci retributive, ma anche processi di retribuzione gestiti manualmente e non documentati, i ritardi negli adempimenti legali e contributivi, il rallentamento dei processi decisionali per difficoltà nella raccolta dei dati e nella gestione delle riorganizzazioni interne per mancati standard retributivi.
Non dimentichiamo inoltre, le sfide che le aziende devono affrontare per fronteggiare la sempre più difficile reperibilità delle giuste figure professionali addette a tali attività, che devono, peraltro, mantenere le proprie conoscenze costantemente aggiornate, in un panorama normativo in continua evoluzione.
Un’ultima insidia, ma non meno importante, è data dalle possibili vacancy del personale (malattia, maternità, dimissioni etc..), che possono causare una perdita di continuità delle operazioni e quindi inefficienza nella gestione delle buste paga.
Il cosiddetto Payroll Leakage si verifica per una mancata visibilità e uniformità nella gestione del processo di payroll, motivo per cui è importante che un’azienda elabori un modello di lavoro standardizzato che permetta di individuare la fonte della perdita e ottimizzare i costi. Le imprese dovrebbero, quindi, compiere un cambiamento di approccio globale, che porti a percepire il Payroll Leakage come una variabile di spesa controllabile e a identificare le cause di tali perdite. L’adozione di sistemi tecnologici e automatizzati e di un servizio che ti permetta di implementare processi sicuri e garantire la continuità delle operazioni, grazie alla presenza delle giuste professionalità è la soluzione con cui le aziende possono migliorare le attività nell’ambito dell’amministrazione del personale, evitando gravi errori.
Esternalizzare i payroll: una scelta per ottimizzare i costi. I servizi di Gi HR Services
Gi HR Services è l’HR Service Partner di riferimento per tutte le aziende che ricercano una soluzione per il payroll outsourcing completa e integrata. Il nostro servizio prevede una corretta e sicura elaborazione dei dati e la produzione dei documenti richiesti e necessari per il pieno rispetto degli adempimenti mensili e annuali, garantendo la continuità delle operazioni di HR Administration.
Elaboriamo e certifichiamo i risultati, mantenendo costantemente aggiornata la base normativa e gli integrativi specifici dei nostri clienti. Il nostro know-how e la messa a disposizione dei modelli di best practice garantiscono un supporto ottimale alla tua azienda e permettono di farti risparmiare tempo e dedicarti esclusivamente al tuo core business, evitando errori e perdite economiche.
Gi HR Services non è soltanto un payroll outsourcing provider, ma offre un servizio di outsourcing completo ai clienti che ne hanno bisogno: gestione delle presenze, budget del personale, nota spese, sicurezza sul lavoro, HCM, controllo fornitori, gestione documentale, degli spazi di lavoro e del parco auto. Un BPO completo e pensato per assecondare le più variegate esigenze.
