Quali sono i trend in ambito HR Administration per il 2024? Il quesito è più che legittimo in vista del nuovo anno e gli addetti ai lavori in ambito risorse umane sono molto attenti all’evoluzione del settore e a quali potrebbero essere i principali sviluppi dei prossimi dodici mesi.
L’importanza di automazione e intelligenza artificiale nell’HR
L’automazione dei flussi di lavoro contribuisce a migliorare le attività operative all’interno dell’azienda. Lo scopo è che tutti i processi possano essere snelliti e facilitati, per supportare efficacemente i dipendenti nelle proprie mansioni.
Benché si tratti di un trend che prenderà sempre più piede, sottolineiamo che, per avvalersi di un sistema automatizzato di AI che fornisca output corretti, è essenziale fornire i giusti input attraverso professionalità che sappiano gestirlo e in possesso delle giuste competenze.
alla base, infatti, vi sono errori, saranno fornite solo soluzioni errate, pertanto, come leader, è fondamentale mettere a disposizione la propria esperienza per sfruttare al meglio l’intelligenza artificiale e l’automazione delle operazioni.
I vantaggi si possono declinare in tre aspetti principali:
- Maggiore ROI: scelte più data-driven, operazioni automatizzate, risparmio di tempo e maggiore efficienza del personale, possono portare ad un ritorno sull’investimento fino al 400% secondo uno studio di VentureBeat.
- Migliore candidate and employee experience dei dipendenti: a partire dal recruiting e onboarding di candidati e nuove risorse, fino alle HR operation del personale già in organico l’azienda verrà percepita in maniera totalmente positiva, come innovativa e smart.
- Minore errori: le inefficienze date da sviste “umane” sono all’ordine del giorno. L’automazione dei processi permetterà di abbassarne la percentuale, incrementando l’efficienza e pianificando strategie sempre più mirate.
L’intelligenza artificiale, per dare un esempio pratico, ha la capacità di trarre conclusioni dai dati di payroll storici, permettendo di fornire indicazioni su importanti azioni relative all’azienda, altrimenti molto complesse da ricavare. Le capacità analitiche dell’AI consentiranno, poi, di effettuare la revisione della compliance e della qualità durante l’esecuzione del payroll, al fine di ridurre gli errori e migliorare l’efficienza dell’organizzazione.
Compliance: non esporsi a rischi nella selezione dei propri fornitori
Le organizzazioni che intendono appaltare delle attività devono selezionare con cura i fornitori, avvalendosi di una struttura ben organizzata e composta da professionalità esperte e certificate. La soluzione più sicura è quella di affidarsi ad un partner specializzato nella verifica e nei controlli necessari nei confronti delle aziende appaltatrici.
È prioritario per un’azienda conoscere i rischi a cui potrebbe esporsi nel caso di mancata applicazione, da parte dei propri fornitori, degli obblighi retributivi, contributivi, assicurativi e fiscali nei confronti dei propri dipendenti. In caso negativo, infatti, l’azienda committente, nel regime di responsabilità solidale, è chiamata a rispondere, per l’appunto, in solido.
È, perciò, necessario effettuare tutte le verifiche per tutelarsi il più possibile da eventuali inadempienze ed evitare così gravi conseguenze sanzionatorie e gravi danni di immagine.
Non si tratta solo di effettuare “semplici” controlli amministrativi nei confronti dei propri fornitori o potenziali tali, ma di prestare cura alla propria azienda, ai propri dipendenti, a clienti e stakeholder.
Cybersecurity: proteggere i dati aziendali e dei dipendenti
L’elaborazione di buste paga e cedolini richiede il coinvolgimento di una grande quantità di dati personali. Proprio per questo motivo è importante che le aziende prestino la massima attenzione alla Payroll Security, in modo da proteggere informazioni sui dipendenti e sui conti bancari. Come si può contribuire a salvaguardare i dati sensibili?
- Richiedere ai dipendenti di cambiare le proprie credenziali di accesso ogni 60-90 giorni, utilizzando password complesse e composte da una combinazione alfanumerica.
- Limitare l’accesso al payroll system a un gruppo di persone accreditato che opera nei dipartimenti delle buste paga e delle risorse umane.
- Rafforzare la sicurezza informatica installando un firewall che blocchi gli accessi non autorizzati ed eseguendo un regolare backup dei dati.
- Ridurre l’impiego di dati sensibili e proteggere i dati fisici presenti sui cedolini paga.
- Incrementare le misure di data loss prevention con cui preservare il patrimonio informativo dei dipendenti, dei clienti e dell’azienda stessa.
- Dotarsi di misure di business continuity che permettano la corretta e veloce ripresa delle attività in caso di eventi avversi e possibili danni ad essi collegati.
- Implementare un Sistema di Gestione delle Informazioni Certificato ISO/IEC 27001 atto a ridurre il numero di incidenti e incrementare la fiducia di tutti gli stakeholder.
Portali a misura di dipendenti: l’importanza di soluzioni employee friendly
Un portale HR è ideale per ottimizzare i processi di gestione e di comunicazione, contribuendo a snellire e migliorare l’efficienza delle attività dell’ufficio del personale. Questa soluzione permette di pubblicare online informazioni, servizi e gli employee self-service per i collaboratori, oltre a tutte le applicazioni riservate al Team HR.
Questo strumento, accessibile da molteplici tipologie di device (computer, smartphone, tablet, etc.) supporta le relazioni tra l’impresa e il personale: attraverso un punto di accesso via web si facilita la consultazione di documenti di interesse, si migliora l’immagine aziendale, si ottimizza la gestione dei processi e si riducono i tempi di accesso alle informazioni.
Con il portale HR, la direzione delle risorse umane può avere a propria disposizione:
- Gestione del processo di recruiting e onboarding;
- Gestione del folder dipendente con tutte le sue informazioni e la documentazione di carattere amministrativo;
- Gestione buste paga;
- Gestione presenze/assenze e timesheet, timbrature e inserimento commesse, giustificativi per assenze e ferie;
- Gestione attività e processi come l’assegnazione degli obiettivi sul breve e medio periodo, la formazione continua, il monitoraggio delle performance e la valutazione delle competenze attraverso feedback;
- Un’area per la pubblicazione di comunicazioni aziendali e documenti di interesse dei dipendenti;
- Servizi self-service per la prenotazione di spazi, asset e servizi aziendali, come scrivanie, sale riunioni, parcheggi, posto mensa etc.
I servizi di Gi HR Services per le aziende
Gi HR Services, inoltre, è l’HR Service Partner ideale, sempre al passo con le nuove tendenze di settore, per la gestione di tutte le attività di amministrazione del personale che normalmente impegnano i team delle risorse umane delle aziende e che sono spesso soggetti a importanti effort, sia in termini di tempo che di costi, come: payroll, assenze/presenze/ferie, budget del personale, nota spese, gestione del folder dipendente e documentale, parco auto, compliance e controllo fornitori, gestione degli asset di lavoro e progetti ad-hoc di outsourcing HR.
Affidati alla nostra esperienza ventennale, concentrati sulle tue attività core, mantenendo elevato il tuo livello di efficienza e assicurandoti di rispettare scadenze e adempimenti normativi obbligatori, in un panorama in continua evoluzione come il mondo delle risorse umane.
