Back office
amministrativo
Gestione del back office amministrativo in outsourcing
Le attività di back office amministrativo sono spesso imprescindibili per il corretto funzionamento dell’azienda ma, tuttavia, “accessorie” poiché non richiedono competenze specifiche e verticali.
Mantenere in-house la loro gestione, quindi, può risultare poco strategico, poiché si dovranno sostenere importanti investimenti, a partire dalle risorse dedicate, alla loro formazione, fino agli strumenti di lavoro e relativo mantenimento, senza dimenticare i rischi legati alla non-continuità per eventuali vacancy o turnover del personale.
Chi non si affida all’outsourcing è chiamato a sostenere importanti investimenti per gestire correttamente questi processi all’interno della propria organizzazione, a partire dal personale dedicato, alla sua formazione, fino agli strumenti di lavoro e relativo mantenimento, esponendosi, inoltre, a rischi di discontinuità, dati da eventuali vacancy.
La nostra soluzione per il back office amministrativo
Esternalizzare lo svolgimento di attività non core, ma ineliminabili all’interno di un’azienda, permette di salvaguardare tempo, risorse e investimenti, senza disperderli in mansioni ritenute non strategiche per lo sviluppo del business. Questo approccio è ideale per tenere il passo in un mercato sempre più competitivo e dinamico.
L’outsourcing, quindi, permette alle aziende di liberarsi da attività time consuming e che non generano direttamente profitto ma fondamentali per garantire la continuity, potendosi così concentrare sul core business dell’organizzazione.
Quali attività esternalizzare
Le attività di back office sono principalmente orientate alla gestione amministrativa e finanziaria di un’azienda, con l’intento di assicurare stabilità economica all’organizzazione stessa. Tra le mansioni figurano la gestione dei contratti di lavoro, la stipula di accordi commerciali e l’esecuzione di pratiche burocratiche e/o assicurative, come:
- Registrazione PO: creazione Entrata Merci nel tuo sistema contabile, verifica correttezza ODA con fattura ricevuta, check del saldo ODA, qualifica del fornitore.
- Gestione note spese: controllo e chiusura della nota spese sul tuo sistema travel, verifica correttezza della nota spesa inserita dal dipendente con giustificativo caricato, gestione iter autorizzativo (rapporto con dipendente/responsabile), passaggio informazioni per chiusura flusso contabile o payroll.
- Registrazione fatture/Fatturazione elettronica: gestione completa di tutto il processo legato alla fatturazione passiva, dall’indirizzamento verso i corretti interlocutori aziendali alla registrazione delle fatture ricevute.
- Attività del settore assicurativo: gestione denuncia/richiesta danni, apertura del sinistro, incarico peritale e sollecito incarico, derubricazione sinistri, gestione seguiti, gestione richiesta di accesso agli atti.
- Solleciti mancati pagamenti: gestione di solleciti, recall e rendicontazione per recupero crediti.
- Digitalizzazione: trasformazione documento cartaceo in digitale, con l’ausilio dei tuoi strumenti o di tecnologia di conservazione digitale messa a disposizione da Gi HR Services, per te.
Vantaggi del back office amministrativo
- Maggiore flessibilità per un’azienda che non vuole/non può inserire nuove risorse dedicate;
- Risposta rapida alla scarsità di personale e alla necessità di continuità delle attività;
- Maggiore focus sul proprio core business;
- Ottimizzazione di costi e risorse grazie ad una soluzione flessibile;
- Riduzione di tempi nel processo;
- Maggiore garanzia di risultati mediante monitoraggio di KPI condivisi;
- Minor rischio di errore grazie all’ausilio di strumenti di RPA e risorse competenti;
- Processo di digitalizzazione nel rispetto della realtà della tua azienda.
