Note spese
e trasferte
Gestione note spese e trasferte in outsourcing
Nota spesa e trasferte sono voci di spesa importanti ma l’attività di controllo e gestione può richiedere molto tempo e necessita di figure professionali specializzate.
Molte aziende, inoltre, devono spesso amministrare un numero consistente di note spese nel corso di un mese e si tratta di un’attività che può impegnare molte risorse del Team HR: calcoli, catalogazione degli scontrini, il conteggio dei pedaggi e chilometraggi autostradali posso essere gestiti in maniera confusa e disordinata, soprattutto se designati a risorse impegnate anche su innumerevoli altre attività, altrettanto prioritarie.
Questo aumenta il rischio di errori umani, complicato dalla presenza del cartaceo.
La nostra soluzione per gestire le note spese
Affidandosi all’esperienza dei professionisti di Gi HR Services per le attività di outsourcing legate alle note spese, aiuteremo la tua azienda nella gestione di tutto il relativo processo, garantendo esperienza, professionalità e un know-how approfondito in materia, senza gravare sul tuo personale interno: dalla verifica delle tue policy aziendali e relativa e corretta applicazione delle procedure, sino alla produzione della reportistica, passando per verifica dei conteggi, validazione e contabilizzazione, trasmissione dei dati e archiviazione della documentazione.
Funzionalità
Come partner esperti di Outsourcing di gestione e amministrazione HR seguiamo e ci occupiamo per te dell’intero processo legato alle note spese e trasferte, in maniera modulare:
- Controllo della presenza di giustificativi allegati alle note spese, nel rispetto delle procedure aziendali, con eventuali solleciti in caso di mancanza;
- Verifica completa dei conteggi, evitando i controlli a campione e segnalazione di eventuali anomalie, con proposta di nuove strategie per fare in modo che non si ripresentino in futuro, limitando ampiamente il margine di errore;
- Validazione e contabilizzazione delle note spese; contestualmente i responsabili della tua azienda saranno in grado di approvarli in modalità di supervisione, in modo facile e veloce;
- Individuazione dei giustificativi idonei ai fini IVA;
- Trasmissione dei saldi per ogni singolo dipendente alle risorse umane;
- Archiviazione dei documenti (elettronica, o cartacea, se lo desideri) in modo tale che siano sempre a disposizione con un semplice click ogni qualvolta vi sia necessità, per una vera gestione paperless;
- Attività di report.
Siamo Top Service Partner Zucchetti
Mettiamo a disposizione la tecnologia best in class per una gestione completa di tutto il processo payroll, accompagnando le aziende in un’ottica di HR Digital Transformation e rimanendo costantemente aggiornati su ogni innovazione tecnologica.
Vantaggi della gestione in outsourcing
Con il nostro servizio, migliorare la gestione delle note spese e trasferta è possibile!
Affidando ai nostri professionisti esperti questa attività, beneficerai di molteplici vantaggi:
- Abbattimento e ottimizzazione dei costi;
- Maggiore efficienza del processo di validazione e liquidazione delle note spese ai collaboratori;
- Controllo e conformità con le policy aziendali;
- Limitazione dei rischi di errore nel tuo processo, come quelli di rimborso di spese non giustificate/approvate,
- Riduzione di eventuali tentativi di frode, analizzando le spese, riconoscendo quali sono le attività più onerose e recuperando facilmente gli importi IVA, che altrimenti vengono imputati a costo;
- Maggior tempo a disposizione delle tue risorse interne del team HR, da dedicate ad attività strategiche e core.
- Digitalizzazione e riduzione della carta in ottica paperless, ove possibile.
